Організація складу з нуля: детальний план для ефективного ведення бізнесу
Складські приміщення потрібні не тільки для зберігання. Тут товар зважують, сортують, запаковують та розпаковують, формують партії для відправки, обробляють заявки щодо шлюбу та некондиції. Саме тому важливо організувати всі ці процеси таким чином, щоб робота велася злагоджено і при цьому із суворим бездоганним обліком. Завдяки сучасним методикам та засобам автоматизації сил на це йде набагато менше. У статті ми поговоримо про це докладніше та запропонуємо докладну інструкцію щодо підготовки складу до роботи з моменту купівлі або взяття в оренду.
* Підготовка до роботи складу: планування.
Бізнес-план необхідний відкриття своєї справи. Так само необхідно заздалегідь обміркувати організацію складу ще до пошуку приміщення. Як правило, планування включає три етапи.
* Перспективне планування.
Насамперед необхідно визначити, які завдання бізнесу вирішуватиме ваш склад, як його розміри та організація співвідноситимуться з розширенням справи надалі. Враховуйте як найближчі, так і стратегічні цілі, розрахуйте номенклатуру, складіть прогноз товарообігу, причому як на найближчий квартал, так і на кілька років уперед.
Проаонуємо для Вас, школа фінансового директора, а також, курси для фінансового директора в Україні, Київ
* Розміщення завдань.
Ефективність складу визначається наявністю у ньому можливостей для злагодженого виконання всіх необхідних бізнесу операцій та якісного зберігання продукції. У цьому випадку важливо приділити увагу наступним аспектам:
- специфіка товарів. Сюди входять вид виробів, їх характеристики, особливості та умови зберігання, вимоги до маркування.
- перелік операцій. Крім зберігання товарів до списку основних процесів входять приймання, розміщення, відвантаження та комплектація. Однак є ще й додаткові, але не менш важливі – зважування, сортування, робота з некондиційними, бракованими виробами, прийом та вивчення повернень. Розуміння того, які операції особливо важливі для бізнесу, дозволяє точно визначити розмір приміщення та правильно зонувати склад.
- вибір інструментів. Сюди відноситься розробка документації для контролю складських процесів, а також вибір обладнання та засобів автоматизації складу, що дозволяють вести його роботу в рази ефективніше.
Усі розрахунки мають бути включені до планування з можливістю перегляду залежно від поповнення товарних запасів та зміни переліку номенклатури.
Наша компанія запрошує Вас, на кращі тренінги з логістики в Україні, а також, корпоративні тренінги складська логістика, онлайн або в вашій компанії.
* Зворотний зв'язок та уточнення.
Попереднє планування вимагає детального аналізу та консультацій із фахівцями. Чим точніше і детальніше проведено розрахунки та виконано прогнози, тим легше організувати роботу складу та успішно адаптувати її під мінливі реалії.
* Організація маршрутів доставки.
При виборі приміщення для складу важливо враховувати близькість до клієнтів як реальним, так і потенційним. Якщо планується відкрити лише один склад, локацію визначають, виходячи з наближеності до більшої кількості партнерів та замовників. Якщо складів декілька, це може бути навіть простіше, оскільки можна обслуговувати декілька зон доставки з рівною ефективністю. Як правило, саме таким чином працюють маркетплейси типу Ozon, а також великі торгові мережі.
Відкриваючи складські термінали у найбільш вигідних географічно точках, вони можуть оперативно доставляти замовлення регіонами. Однак якщо ви відкриваєте склад під власне виробництво, то до його розташування застосовується дещо інший підхід. Найбільш зручний та логічний варіант - розміщення складу, якомога ближче до виробничих цехів. По-перше, зберігання комплектуючих та сировини у такій доступності забезпечує стабільність підприємства, по-друге, відвантаження готової продукції прямо "з конвеєра" скорочує витрати на посередників та витрати на логістику, а також значно економить час. Стабільність та контроль над товарами також додає впевненості власнику.
* Вибір приміщення для складу: на що звернути увагу.
Перше, що належить вирішити власнику бізнесу - будувати склад, купувати його або взяти в оренду. Перший і другий варіанти більше підходять досвідченим підприємцям, коли їхня справа вже налагоджена та впевнено розвивається, а перспективи досить впевнені. Якщо ж ви новачок у цій сфері, склад краще все ж таки зняти принаймні, доки ви не зрозумієте, чи хочете ви продовжувати займатися проектом і чи веде він до успіху.
Крім того, власний склад також передбачає значні витрати на утримання приміщень, опалення, інтернет та телефонний зв'язок, обладнання відповідно до вимог пожежної безпеки та санітарно-епідеміологічних норм. Однак великі підприємці, які займають впевнені позиції на ринку, з цим не мають особливих труднощів. Вони цілком можуть дозволити собі такі витрати. Якщо зараз вам необхідно заощаджувати, оренда знову виглядає оптимальним виходом із становища. У кожного підприємця власний метод пошуку приміщення під склад. Хтось воліє користуватися особистими зв'язками і підбирає нерухомість через знайомих, хтось покладається на послуги ріелторів, хтось шукає самостійно за оголошеннями в мережі.
Всі ці способи можуть бути однаково ефективними, однак перш ніж підписувати договір, необхідно ретельно перевірити всі документи та дізнатися більше про репутацію власника, щоб уникнути несумлінного партнерства та прихованих зобов'язань. Більшість власників бізнесу орендують склади на 11 місяців, оскільки більший термін вже потребує реєстрації у земельному кадастрі. Цього часу достатньо, щоб визначити, чи відповідає приміщення всім вашим вимогам та перспективам. Залежно від цього, вже розірвати або переукласти договір.
Дізнайтесь про - Розвиток управлінських навичок – ключ до успішного масштабування бізнесу, а також і про Як крадуть у магазинах. Як боротись з крадіжками в магазині? І як цьому запобігти ?
* Організація складської діяльності: основні моменти.
Купуючи чи орендуючи склад, ви створюєте лише основу його роботи загалом. Надалі вам доведеться зайнятися підготовкою та облаштуванням приміщення, а також організацією інфраструктури. Ключовими точками для цього стають:
- Зонування та створення матеріальної бази. Включає виділення окремих ділянок складу під певні операції та закупівлі обладнання їх повноцінного функціонування.
- робота з логістикою. Включає підготовку маршрутів, організацію транспорту, його руху для переміщення та доставки товарів.
- підбір персоналу. Залежно від масштабу складу і завдань, що вирішуються там, вам доведеться визначити розміри штату і підібрати відповідальних співробітників з потрібною вам кваліфікацією.
- Впровадження спеціалізованого ПЗ. Автоматизація складу допомагає ефективно керувати всіма процесами з меншими зусиллями та з меншим ризиком недостач чи затоварювання. Однак це можливе лише за умови використання якісного програмного забезпечення, яке також підбирають під специфіку діяльності та завдання бізнесу.
Всі ці аспекти однаково важливі при організації складу, тому при плануванні всі питання детально опрацьовують як
самостійно, з власних завдань, і разом із досвідченими консультантами.
** Зберігання товару на складі.
Мікроклімат - далеко не єдине, про що необхідно подумати при організації зберігання, розташування товарів таким чином, щоб їх можна було легко знайти та забрати на складання або перемістити.
Сьогодні на складах використовують різноманітні системи зберігання. Насамперед це стелажі фронтальні, набивні, консольні, мобільні, а також мезонінні конструкції. Їх розміри, кількість, розташування та обсяги осередків розраховують виходячи з габаритів, специфіки товарів, продукції та сировини. Наприклад, для тривалого зберігання використовують набивні стелажі, для довгомірних товарів консольні, а для виробів з швидкою оборотністю звичайні полички. Зручності зберігання та доступності також сприяють вертикальні та горизонтальні роздільники, спеціальні зачепи.
Крім того, є сенс прислухатися і до порад досвідчених підприємців, які мають наочне уявлення про складське зберігання:
- Використовуйте адресне зберігання. Це допомагає підтримувати порядок на складі та швидко проводити всі операції навіть у обмежений термін. У поєднанні із системами автоматизації адресне зберігання забезпечує максимальну ефективність в управлінні складом.
_ Продумайте ергономічне зберігання. Як правило, для цього використовують якнайбільше вертикального простору, розставляють пріоритетні товари на перехресті та оптимізують проходи між стелажами.
Розміщуйте товари за пріоритетом. Чим вище попит на продукцію, тим ближче до зони комплектації та відвантаження вона має бути.
- Уникайте перевантаження зон зберігання. Розраховуйте висоту приміщення так, щоб можна було без проблем відрегулювати балки систем зберігання під додаткову продукцію, але не забивати їх догори. Розміщуйте товари за принципом "найважче та габаритне внизу" та враховуйте допустиме навантаження на стелажі, вказане виробником.
Також є сенс виділити окрему зону для надлишків та товарів із виявленим шлюбом, щоб уникнути відправки замовнику неякісного товару. Вона має бути досить комфортною та забезпечувати персоналу можливість точно визначити, що робити з бракованими виробами – усунути дефекти, розпродати за низькою ціною, повернути виробнику чи списати.
** Системи складського обліку: плюси автоматизації.
Ведення обліку за допомогою паперових книг або таблиць Excel, як і раніше, десь використовуються, але зі зростанням товарообігу вони мають не більше ефективності, ніж контроль усіх процесів "на коліні". Як стверджують фахівці, набагато розумніше витратитись на систему управління складом (СУС), також відому як WMS (Warehouse Management System) або програму автоматизації складу. Всі вони включають низку функцій, завдяки яким управління складськими процесами значно простіше незалежно від масштабу. У тому числі:
- вибір місць зберігання вантажів та варіантів їх розподілу;
- надання інформації про вантажі в режимі реального часу через сканування штрих-кодів або QR-міток.
- функція навігації для направлення співробітників до потрібної точки зберігання товару;
- оперативне реагування на всі події, пов'язані зі зберіганням та переміщенням продукції на складі;
- облік товарів як за кількістю та вартістю виробів, так і за їх фізичними параметрами.
Системи СУС складаються з ПЗ (автоматизованої інформаційної системи підтримки бізнес-процесів) та апаратної частини чи обладнання. Перше включає бази даних, субпрограми для обробки запитів від клієнтів та інтерфейс для перегляду операцій та їх коригування. Апаратна частина – сервери, термінали збору даних, сканери штрих-кодів та чіпи RFID.
Вибір системи WMS знову ж залежить від масштабу та різноманіття бізнес-завдань. Для невеликих компаній цілком підійдуть недорогі рішення з мінімальним набором функцій та можливостями подальшого доопрацювання впровадження додаткових модулів. Для стабільного та розвиненого бізнесу – дорогі програми з розширеними можливостями автоматичного управління логістикою.
Організація роботи складу з нуля вимагає грамотного планування та ретельного підбору техніки, обладнання та програмного забезпечення. Якщо ви відчуваєте, що вам не вистачає досвіду, варто звернутися до консультантів, які підкажуть, як вибрати та облаштувати приміщення, допоможуть з придбанням відповідного програмного забезпечення та техніки без надмірних витрат.
Читайте також цікаві статті для бізнесу - Реінжиніринг, як виявити слабкі сторони бізнесу та побудувати його по-новому, а також про Ефективні поради для запобігання крадіжкам у магазині, про це все, розповість Ярослав Степченков.
* Підготовка до роботи складу: планування.
Бізнес-план необхідний відкриття своєї справи. Так само необхідно заздалегідь обміркувати організацію складу ще до пошуку приміщення. Як правило, планування включає три етапи.
* Перспективне планування.
Насамперед необхідно визначити, які завдання бізнесу вирішуватиме ваш склад, як його розміри та організація співвідноситимуться з розширенням справи надалі. Враховуйте як найближчі, так і стратегічні цілі, розрахуйте номенклатуру, складіть прогноз товарообігу, причому як на найближчий квартал, так і на кілька років уперед.
Проаонуємо для Вас, школа фінансового директора, а також, курси для фінансового директора в Україні, Київ
* Розміщення завдань.
Ефективність складу визначається наявністю у ньому можливостей для злагодженого виконання всіх необхідних бізнесу операцій та якісного зберігання продукції. У цьому випадку важливо приділити увагу наступним аспектам:
- специфіка товарів. Сюди входять вид виробів, їх характеристики, особливості та умови зберігання, вимоги до маркування.
- перелік операцій. Крім зберігання товарів до списку основних процесів входять приймання, розміщення, відвантаження та комплектація. Однак є ще й додаткові, але не менш важливі – зважування, сортування, робота з некондиційними, бракованими виробами, прийом та вивчення повернень. Розуміння того, які операції особливо важливі для бізнесу, дозволяє точно визначити розмір приміщення та правильно зонувати склад.
- вибір інструментів. Сюди відноситься розробка документації для контролю складських процесів, а також вибір обладнання та засобів автоматизації складу, що дозволяють вести його роботу в рази ефективніше.
Усі розрахунки мають бути включені до планування з можливістю перегляду залежно від поповнення товарних запасів та зміни переліку номенклатури.
Наша компанія запрошує Вас, на кращі тренінги з логістики в Україні, а також, корпоративні тренінги складська логістика, онлайн або в вашій компанії.
* Зворотний зв'язок та уточнення.
Попереднє планування вимагає детального аналізу та консультацій із фахівцями. Чим точніше і детальніше проведено розрахунки та виконано прогнози, тим легше організувати роботу складу та успішно адаптувати її під мінливі реалії.
* Організація маршрутів доставки.
При виборі приміщення для складу важливо враховувати близькість до клієнтів як реальним, так і потенційним. Якщо планується відкрити лише один склад, локацію визначають, виходячи з наближеності до більшої кількості партнерів та замовників. Якщо складів декілька, це може бути навіть простіше, оскільки можна обслуговувати декілька зон доставки з рівною ефективністю. Як правило, саме таким чином працюють маркетплейси типу Ozon, а також великі торгові мережі.
Відкриваючи складські термінали у найбільш вигідних географічно точках, вони можуть оперативно доставляти замовлення регіонами. Однак якщо ви відкриваєте склад під власне виробництво, то до його розташування застосовується дещо інший підхід. Найбільш зручний та логічний варіант - розміщення складу, якомога ближче до виробничих цехів. По-перше, зберігання комплектуючих та сировини у такій доступності забезпечує стабільність підприємства, по-друге, відвантаження готової продукції прямо "з конвеєра" скорочує витрати на посередників та витрати на логістику, а також значно економить час. Стабільність та контроль над товарами також додає впевненості власнику.
* Вибір приміщення для складу: на що звернути увагу.
Перше, що належить вирішити власнику бізнесу - будувати склад, купувати його або взяти в оренду. Перший і другий варіанти більше підходять досвідченим підприємцям, коли їхня справа вже налагоджена та впевнено розвивається, а перспективи досить впевнені. Якщо ж ви новачок у цій сфері, склад краще все ж таки зняти принаймні, доки ви не зрозумієте, чи хочете ви продовжувати займатися проектом і чи веде він до успіху.
Крім того, власний склад також передбачає значні витрати на утримання приміщень, опалення, інтернет та телефонний зв'язок, обладнання відповідно до вимог пожежної безпеки та санітарно-епідеміологічних норм. Однак великі підприємці, які займають впевнені позиції на ринку, з цим не мають особливих труднощів. Вони цілком можуть дозволити собі такі витрати. Якщо зараз вам необхідно заощаджувати, оренда знову виглядає оптимальним виходом із становища. У кожного підприємця власний метод пошуку приміщення під склад. Хтось воліє користуватися особистими зв'язками і підбирає нерухомість через знайомих, хтось покладається на послуги ріелторів, хтось шукає самостійно за оголошеннями в мережі.
Всі ці способи можуть бути однаково ефективними, однак перш ніж підписувати договір, необхідно ретельно перевірити всі документи та дізнатися більше про репутацію власника, щоб уникнути несумлінного партнерства та прихованих зобов'язань. Більшість власників бізнесу орендують склади на 11 місяців, оскільки більший термін вже потребує реєстрації у земельному кадастрі. Цього часу достатньо, щоб визначити, чи відповідає приміщення всім вашим вимогам та перспективам. Залежно від цього, вже розірвати або переукласти договір.
Дізнайтесь про - Розвиток управлінських навичок – ключ до успішного масштабування бізнесу, а також і про Як крадуть у магазинах. Як боротись з крадіжками в магазині? І як цьому запобігти ?
* Організація складської діяльності: основні моменти.
Купуючи чи орендуючи склад, ви створюєте лише основу його роботи загалом. Надалі вам доведеться зайнятися підготовкою та облаштуванням приміщення, а також організацією інфраструктури. Ключовими точками для цього стають:
- Зонування та створення матеріальної бази. Включає виділення окремих ділянок складу під певні операції та закупівлі обладнання їх повноцінного функціонування.
- робота з логістикою. Включає підготовку маршрутів, організацію транспорту, його руху для переміщення та доставки товарів.
- підбір персоналу. Залежно від масштабу складу і завдань, що вирішуються там, вам доведеться визначити розміри штату і підібрати відповідальних співробітників з потрібною вам кваліфікацією.
- Впровадження спеціалізованого ПЗ. Автоматизація складу допомагає ефективно керувати всіма процесами з меншими зусиллями та з меншим ризиком недостач чи затоварювання. Однак це можливе лише за умови використання якісного програмного забезпечення, яке також підбирають під специфіку діяльності та завдання бізнесу.
Всі ці аспекти однаково важливі при організації складу, тому при плануванні всі питання детально опрацьовують як
самостійно, з власних завдань, і разом із досвідченими консультантами.
** Зберігання товару на складі.
Мікроклімат - далеко не єдине, про що необхідно подумати при організації зберігання, розташування товарів таким чином, щоб їх можна було легко знайти та забрати на складання або перемістити.
Сьогодні на складах використовують різноманітні системи зберігання. Насамперед це стелажі фронтальні, набивні, консольні, мобільні, а також мезонінні конструкції. Їх розміри, кількість, розташування та обсяги осередків розраховують виходячи з габаритів, специфіки товарів, продукції та сировини. Наприклад, для тривалого зберігання використовують набивні стелажі, для довгомірних товарів консольні, а для виробів з швидкою оборотністю звичайні полички. Зручності зберігання та доступності також сприяють вертикальні та горизонтальні роздільники, спеціальні зачепи.
Крім того, є сенс прислухатися і до порад досвідчених підприємців, які мають наочне уявлення про складське зберігання:
- Використовуйте адресне зберігання. Це допомагає підтримувати порядок на складі та швидко проводити всі операції навіть у обмежений термін. У поєднанні із системами автоматизації адресне зберігання забезпечує максимальну ефективність в управлінні складом.
_ Продумайте ергономічне зберігання. Як правило, для цього використовують якнайбільше вертикального простору, розставляють пріоритетні товари на перехресті та оптимізують проходи між стелажами.
Розміщуйте товари за пріоритетом. Чим вище попит на продукцію, тим ближче до зони комплектації та відвантаження вона має бути.
- Уникайте перевантаження зон зберігання. Розраховуйте висоту приміщення так, щоб можна було без проблем відрегулювати балки систем зберігання під додаткову продукцію, але не забивати їх догори. Розміщуйте товари за принципом "найважче та габаритне внизу" та враховуйте допустиме навантаження на стелажі, вказане виробником.
Також є сенс виділити окрему зону для надлишків та товарів із виявленим шлюбом, щоб уникнути відправки замовнику неякісного товару. Вона має бути досить комфортною та забезпечувати персоналу можливість точно визначити, що робити з бракованими виробами – усунути дефекти, розпродати за низькою ціною, повернути виробнику чи списати.
** Системи складського обліку: плюси автоматизації.
Ведення обліку за допомогою паперових книг або таблиць Excel, як і раніше, десь використовуються, але зі зростанням товарообігу вони мають не більше ефективності, ніж контроль усіх процесів "на коліні". Як стверджують фахівці, набагато розумніше витратитись на систему управління складом (СУС), також відому як WMS (Warehouse Management System) або програму автоматизації складу. Всі вони включають низку функцій, завдяки яким управління складськими процесами значно простіше незалежно від масштабу. У тому числі:
- вибір місць зберігання вантажів та варіантів їх розподілу;
- надання інформації про вантажі в режимі реального часу через сканування штрих-кодів або QR-міток.
- функція навігації для направлення співробітників до потрібної точки зберігання товару;
- оперативне реагування на всі події, пов'язані зі зберіганням та переміщенням продукції на складі;
- облік товарів як за кількістю та вартістю виробів, так і за їх фізичними параметрами.
Системи СУС складаються з ПЗ (автоматизованої інформаційної системи підтримки бізнес-процесів) та апаратної частини чи обладнання. Перше включає бази даних, субпрограми для обробки запитів від клієнтів та інтерфейс для перегляду операцій та їх коригування. Апаратна частина – сервери, термінали збору даних, сканери штрих-кодів та чіпи RFID.
Вибір системи WMS знову ж залежить від масштабу та різноманіття бізнес-завдань. Для невеликих компаній цілком підійдуть недорогі рішення з мінімальним набором функцій та можливостями подальшого доопрацювання впровадження додаткових модулів. Для стабільного та розвиненого бізнесу – дорогі програми з розширеними можливостями автоматичного управління логістикою.
Організація роботи складу з нуля вимагає грамотного планування та ретельного підбору техніки, обладнання та програмного забезпечення. Якщо ви відчуваєте, що вам не вистачає досвіду, варто звернутися до консультантів, які підкажуть, як вибрати та облаштувати приміщення, допоможуть з придбанням відповідного програмного забезпечення та техніки без надмірних витрат.
Читайте також цікаві статті для бізнесу - Реінжиніринг, як виявити слабкі сторони бізнесу та побудувати його по-новому, а також про Ефективні поради для запобігання крадіжкам у магазині, про це все, розповість Ярослав Степченков.