Як оптимізувати складське приміщення, чому локальні зміни не вирішують проблему

Оптимізація внутрішніх процесів та операцій є ключем до успіху для більшості складських операторів, особливо на об'єктах високим рівнем товарообігу. Першим кроком для досягнення максимальної ефективності є оцінка існуючого стану речей. Успішні, на перший погляд, складські процеси та операції при детальному розгляді цілком можуть бути оптимізовані.

Коли склад працює нестабільно – не справляється з обсягом, дає помилки, втрачає товар чи працює "ривками" – майже завжди виникає ідея: потрібно оптимізувати процеси.

Найчастіше під цим розуміються точкові дії:
- Змінити мотивацію персоналу;
- перебудувати зонування;
- Впровадити WMS;
- Прискорити окремі операції.

Подібні заходи можуть дати тимчасовий ефект. Але практично вони рідко вирішують проблему системно.

Причина в тому, що збої в роботі складу майже ніколи не виникають лише на рівні окремих операцій. Вони формуються лише на рівні всієї системи: управління, структури рішень, розподілу відповідальності та логіки роботи.

Тому перший крок не оптимізація, а розуміння того, як система працює по суті.

Якщо:
- склад перевантажений чи справляється з обсягом;
- з'являються помилки в комплектації та відвантаженні;
- Співробітники то простоюють, то працюють в авралі;
- Показники не покращуються, незважаючи на зусилля.

Маючи таку новину, тренинговые компании Киев рекомендуют корпоративный тренинг складская логистика Киев, а також і в відкритому форматі, частину тренінгів проводить бизнес тренер Светлана Дмитриева практик.  

** З чого починається реальна оптимізація складу?
Замість спроби "виправити все одразу" ми рекомендуємо розділити завдання на два етапи:
1. Зрозуміти, як влаштовано поточну систему
Це дозволяє побачити:
- де безпосередньо губляться ресурси;
- які обмеження заважають зростанню;
- які рішення працюють, а які – ні.

! І тому використовується діагностика системи складу.

2. Розібрати проблемні зони.
Коли є розуміння системи, стає можливим:
визначити пріоритети змін;
оцінити ефект;
не витрачає ресурси на другорядні поліпшення.

Це наступний рівень - аудит складу.
Тільки після цього має сенс переходити до змін:
- Переробки дій;
- Зміни структури;
- Впровадження технологій.

Ці завдання вирішуються на етапі проектування.

*** Методи оптимізації складу: де вони справді працюють?
Нижче наведено основні напрями оптимізації, що використовуються практично. Важливо розуміти: кожне з них є ефективним лише в контексті конкретної системи.

Напрями оптимізації складу підприємства можна поділити на п'ять основних груп:
- організаційно-кадрові (кваліфікація, повноваження, функції, зони відповідальності службовців);
- топологічні (зонування складу, системи зберігання, проходи та маршрути техніки);
- технологічні (послідовність операцій, методи та методи їх виконання);
- програмно-інформаційні (системи автоматизації обліку, контролю, управління та комунікації);
- технічні (обладнання та техніка, їх відповідність потребам складу).

Щоб зрозуміти, які з цих груп потребують оптимізації, необхідно проаналізувати кожну з таких параметрів, як:
- Відповідність потребам організації;
- Вплив на швидкість виконання операцій;
- продуктивність та здатність адаптації до періодів підвищеного навантаження та нових бізнес-процесів;
- вартість (рівень витрат) та її відповідність реальним вигодам, які отримує фірма у результаті.

Результат такого аналізу допоможе виявити резерви для покращення, знайти способи та методи оптимізації складу.
Корисна стаття з практичними порадами, Оптимізація складського простору, скорочення витрат без втрати ефективності, від А до Я.

Метод 1. Оптимізація системи керування складським персоналом.
Поліпшення організації роботи складського персоналу може дати досить швидкий позитивний результат у технічних, технологічних і топологічних умовах складу.

На ефективність роботи команди складських співробітників насамперед впливають:
- компетентність та дослідність керуючого складом;
- Наявність чітких регламентів, посадових та робочих інструкцій;
- якість планування роботи;
- раціональність розподілу ролей та зон відповідальності;
- контроль робочого часу, якості та термінів виконання завдань;
- оргструктура та чисельність персоналу;
- Мотивація.

Якщо хоча б в одному з наведених пунктів є провисання – проблеми неминучі.

** Керуючий складом.
Склад потребує грамотного управлінця. Від знання складської логістики та процесів, досвіду та управлінських навичок начальника складу залежить не лише поточна організація та злагодженість команди, а й успішність впровадження нових принципів, правил та технологій роботи.

Недостатня ефективність чи некомпетентність керівника – привід змін. У деяких випадках достатньо приділити більше уваги регламентування та контролю його роботи, навчання, підвищення кваліфікації, схему мотивації.

Якщо склад має розгалужену структуру, коли він управляючому підпорядковуються керівники внутрішніх підрозділів – оптимізації роботи складу необхідно провести оцінку ефективності потенціалу роботи команди. Така оцінка виявить сильні та слабкі сторони учасників команди, допоможе розробити план щодо підвищення її ефективності та покращення управління потенціалом, визначити напрямки розвитку команди у розрізі конкретних цілей.

* Оргструктура та регламенти.
Організаційна структура складу періодично потребує перегляду та модернізації. Важливо стежити за чисельністю штату та не збільшувати її без гострої потреби.

Добре, коли працівники чітко розділені за функціями та знають зони своєї відповідальності. Такий підхід збільшує продуктивність, допомагає оптимізувати робочий час, прискорює виконання операцій.

У невеликих складах з низькими темпами товарообігу успішним рішенням можливо суміщення спеціальностей, коли один співробітник виконує кілька функцій, наприклад, займається прийманням, комплектацією і навантаженням.

Велике значення має регламентування робочих процесів. У співробітників повинні бути не тільки чіткі посадові інструкції, а й інструкції з кожного завдання складу - приймання, переміщення, зберігання, комплектації, відвантаження, роботи з шлюбом і т.д.

* Мотивація.
Впровадьте відрядно-преміальну оплату праці. Розробте характеристики ефективності, які впливатимуть на винагороду службовців. Наприклад, це можуть бути такі критерії як обсяг і швидкість виконання операцій, відсоток шлюбу, бою, пересортування. Коли співробітник знає, як може вплинути на розмір своєї зарплати - мотивація підвищується, з'являється мета робити більше, краще, швидше.

Постійно моніторить середній рівень заробітної плати у сусідів, своєчасно реагуватиме на зміни

* Планування та контроль.
Нормуйте робочий час, складайте розклад змін. Плануйте роботу так, щоб ресурси розподілялися рівномірно, щоб не було простоїв чи перевантаження на місцях.

Розробте систему контролю. Оптимально, коли виконання операцій (з урахуванням витраченого часу) фіксується як реального часу.

Проблеми з персоналом часто сприймаються як окрема причина зниження ефективності. На практиці це здебільшого є наслідок глибшого системного налаштування — розподілу ролей, навантаження та управління.

Метод 2. Оптимізація використання площ для розміщення продуктів.
Топологія - важлива складова ефективності роботи складу. Вона повинна відповідати поточним потребам організації, особливостям процесів, обсягу руху товару.

Оцініть:
- Зонування площі складу: чи раціонально розділена площа, чи достатньо тих зон, які вже є чи потрібно додати нові, наприклад, зону маркування, шлюбу, упаковки тощо?
- Планування зон: чи відповідає планування та параметри вміщений особливостям процесів та руху товару? Чи забезпечують вони достатню швидкість виконання операцій чи уповільнює їх? Чи достатньо ширини проходів для безперешкодного руху техніки, чи не перетинаються маршрути, чи враховується при розміщенні товарних груп їхня оборотність, габарити, терміни зберігання тощо?
- Ефективність використання площ: чи задіяні вони максимально, чи справляються з обсягом товаропотоку, чи забезпечують високу щільність зберігання чи є недозавантажені зони?

Іноді достатньо невеликих змін, щоб досягти добрих результатів. Наприклад:
- Якщо зони операцій розташовані так, що співробітникам та техніці доводиться в процесі роботи багаторазово звертатися до одного і того ж осередку, переміщатися в протилежні кінці складу – оптимізуйте зонування. Це скоротить пробіг та прискорить виконання повсякденних завдань;
- Якщо техніка та співробітники заважають один одному в процесі роботи – встановіть таку ширину проходів, яка забезпечить їх безперешкодний рух за складом, вводьте односторонній рух,…
- Для кожного типу місць зберігання розраховуйте коефіцієнт утилізації обсягу на регулярній основі, своєчасно реагуйте на зміну структури складських запасів.

Один із найдієвіших способів підвищення ефективності використання складських площ та оптимізації зберігання на складі – збільшення щільності зберігання.

Метод 3. Оптимізація логістичних процесів складі.
Чим складніші процеси – тим більше часу витрачається на їхнє виконання. Тому одне з основних завдань оптимізації – зниження складності. Щоб спростити операції, потрібен аудит логістичних процесів. Такий аудит дозволить визначити причини затримок під час виконання операцій, виявити зайві чи дублюючі функції, знайти способи логістичної оптимізації складу. У цьому допоможуть блок-схеми та технологічні карти, порівняння параметрів (швидкість, витрати, продуктивність) із галузевими нормативами та показниками минулих періодів.

Підвищити ефективність складської логістики можна різними способами, наприклад:
- скоротити кількість операцій, що виключили зайві та дублюючі дії;
- раціоналізувати топологію складу та розміщення товарів на зберігання;
- перерозподілити зони відповідальності, функції та повноваження співробітників на основі процесного підходу;
- Модернізувати технічне забезпечення;
- Підвищити рівень автоматизації.

Усі процеси та операції – як регулярні (приймання, розміщення зберігання, відбір, комплектація, відвантаження), і періодичні (повернення шлюбу, вибіркова інвентаризація, прийом повернення від клієнта) – потрібно чітко регламентувати. Інструкції повинні містити докладний опис складу робіт та послідовності дій, відповідальних та виконавців, документів, інструментів та технічних засобів, необхідних для виконання кожної операції.

!! Результат.
Оптимізація складу — це не набір окремих покращень, а робота із системою загалом.

Локальні зміни можуть бути корисними, але тільки тоді, коли зрозуміло:
- як влаштована система;
- де є обмеження;
- які зміни дадуть ефект.

Якщо цього розуміння немає – оптимізація перетворюється на набір незв'язаних дій.

Якщо проблема повторюється, навіть коли деякі процеси виправлені, це ознака того, що обмеження знаходяться на рівні системи.

У таких випадках має сенс подивитися на те, як система загалом формує результат, де виникає ілюзія контролю, чому зміни не закріплюються і що заважає системі давати стійкий результат.

Читайте - Бізнес-сесії як інструмент нематеріальної мотивації, а також не менш корисна стаття, Розвиток управлінських навичок – ключ до успішного масштабування бізнесу.