Що автоматизувати в бізнесі, щоб упорядкувати справи

Помилки співробітників, завали документів, клієнти, що пішли, і раптові борги — як цього уникнути підприємцю і витрачати час не на рутину, а на вирішення стратегічних завдань з розвитку бізнесу.

Два місяці тому Ігор Немировський відкрив булочну: орендував приміщення, домовився з постачальниками та найняв двох продавців. Перші поставки та продажі підприємець записував у спеціально куплений зошит.

Справи йшли добре: у магазин приходило дедалі більше покупців, прибуток зростав. Але часу на те, щоби думати, як розвивати бізнес далі, у Ігоря залишалося все менше. Підраховувати витрати та доходи стало важко, довелося наймати ще співробітників, орендувати нове приміщення та підвищувати ціни. У книзі скарг і пропозицій з'являлося дедалі більше записів: клієнтам не подобалося ставлення продавців, вони плуталися за умов програми лояльності і скаржилися нав'язування позавчорашніх пиріжків.

Ігор втомлювався і вже хотів все кинути і повернутися на завод, коли дізнався, що багато бізнес-процесів можна автоматизувати. І підприємець вирішив надати бізнесу другий шанс.
Маючи нагоду, пропонуємо тренинги по продажам Киев, а також, корпоративные тренинги по продажам Киев, і звісно по всій Україні.

Що таке бізнес-процеси?
Бізнес-процес — це послідовність дій, яка спрямована на створення та реалізацію товару чи послуги. Продаж, поповнення запасів, підрахунок доходів і витрат, планування поставок, складання графіка роботи співробітників — все це бізнес-процеси.

Навіщо автоматизувати бізнес процеси?
1. Скоротити кількість рутинної роботи та звільнити час та сили для вирішення важливих завдань: розробка рецептів, розширення бізнесу, наради з новими постачальниками тощо.

2. Зменшити витрати на персонал. Ігор зрозумів, що після автоматизації рутинних процесів він зможе позбавитися проблемних співробітників, на яких постійно скаржилися клієнти.

3. Об'єднати всю інформацію про бізнес в одній програмі: прибутки, витрати, звіти про рух МПЗ. Автоматизовані сервіси самі підрахують, скільки компанія витратила на закупівлю матеріалів та виробництво, скільки заробила на продажах і який чистий прибуток. Ігор Борисович може будь-якої миті відстежити будь-яку операцію, що відбувається в булочній, дізнатися, скільки він витрачає на зарплати співробітникам, податки та страхові внески.

4. Зменшити ризик виникнення помилок, зумовлених людським чинником. Жодна людина не застрахована від випадкових помилок (переплутала цифри, забула внести дані про постачання, вказала у звіті не того клієнта тощо). Автоматизована система їх не допускає. Якщо Ігор чи його співробітники зроблять щось неправильно, система сповістить про це.

5. Спростити ведення документації. Кожна бізнес-операція супроводжується певними документами: наприклад, щоби прийняти товар на склад, потрібна накладна від постачальника, а щоб провести ревізію — інвентаризаційний опис. Система обліку створює документи автоматично під час проведення операції — співробітникам булочної Ігор Борисович не доведеться витрачати на цей час.

6. Підвищити лояльність клієнтів: прискорити обслуговування та допомогти менеджерам із продажу пропонувати саме той товар, який необхідний клієнту.

Що можна автоматизувати?
Робота з клієнтами
Коли ви працюєте з великою кількістю клієнтів, стане в нагоді CRM-система (Customer Relationship Management). У ній відображається основна інформація про клієнта (ПІБ, контакти, адреса тощо) та дані про взаємодію: наприклад, як пройшла та чи інша комунікація, які товари його цікавлять найбільше, які угоди були укладені, а які все ще на етапі переговорів.

Тепер, коли до булочної дзвонив клієнт, оператор ще до того, як відповість на дзвінок, знає, з ким він має говорити і які запити покупець робив раніше: питав, коли відкривається булочна, чи можна замовити пиріжки на свято, чи є знижка на велике замовлення. Володіючи цією інформацією, оператор може краще зрозуміти клієнта та вибудувати ефективний діалог – це допомагає встановити довірчі стосунки та продавати більше.

CRM-система нагадує про важливі завдання, створює та контролює лійку продажів для кожного клієнта, розподіляє роботу між співробітниками та збирає статистику.

А ще за допомогою, установити CRM Ігор Немировський спромігся сформувати програму лояльності, якою залишилися задоволені клієнти.

Продажі.
І тут Ігор зрозумів, що відпускати товар у торговому залі — не єдиний варіант, і відкрив інтернет-магазин: так покупець сам заходить на сайт, вибирає потрібний товар та оплачує покупку за допомогою банківської картки чи QR-коду. Таким чином, він став продавати товар по всьому місту та збільшив дохід.

Оплата.
Ігор вирішив запровадити додатковий спосіб оплати та підключив еквайринг. Покупцям зручніше прикласти банківську картку до терміналу, ніж розплачуватись готівкою. А якщо ви надаєте послугу з передплати або регулярно продаєте одні й ті самі товари — тим більше: клієнт може підключити автоплатіж, і операції будуть проводитись автоматично.

У булочній нашого героя регулярно закуповувалась місцева IT-компанія: щопонеділка і четверга вони замовляли кілька видів несолодких пиріжків та тістечок для своїх співробітників. Постачальнику компанії доводилося щоразу ходити в булочну, оформляти замовлення і чекати, поки його зберуть. Але після автоматизації оплати він почав витрачати на це менше часу: гроші надходили на рахунок підприємця автоматично, і коли постачальник приходив у булочну, замовлення вже було готове.

Інший спосіб безготівкової оплати - куайрінг. Він не такий популярний, як еквайринг, але має ряд переваг:
- немає потреби у спеціальному обладнанні: QR-код для оплати можна показати на екрані планшета, смартфона або заздалегідь роздрукованої картки;
- низька комісія;
- Швидке надходження грошей на рахунок.

Немирівський Ігор почав використовувати куайринг під час доставки товарів: кур'єр показує QR-код клієнту, і той легко оплачує замовлення через мобільний додаток банку. Підключити куайринг можна у банках, що працюють із СБП.

Щоб підтримувати інтерес покупців, Ігор Борисович став оповіщати клієнтів про статус замовлення, нові акції та бонуси, а також пропонувати товари та послуги за допомогою автоматичного розсилання на електронну пошту та СМС. Немирівський Ігор заздалегідь підготував листи та налаштував їхнє відправлення за певною дією клієнта.

Управління проектами та командою.
Коли Ігор вирішив відкрити ще дві булочні в різних кінцях міста, організувати виробництво солодощів та продавати продукції в кондитерські, стежити за роботою співробітників стало складно: доводилося витрачати багато часу на те, щоб поставити завдання управлінцям та проконтролювати їхнє виконання. Іноді Ігореві доводилося цілий день проводити в роз'їздах від однієї булочной до іншої, а телефонні дзвінки, здавалося, ніколи не припинялися.

Налагодити взаємодію з колективом йому допоміг таск-трекер, який дозволяє ставити завдання, давати до них коментарі, встановлювати дедлайни та спілкуватись онлайн. Тепер ніхто не забував виконувати доручення керівника, Ігоря, він вчасно отримував звіти та зміг виділити час на спілкування з сім'єю та друзями.

P/S:  Статті з нашого сайту - Посадова інструкція фахівця з публічних закупівель, а також, крадіжки в магазині як захистити бізнес, та  Основні стандарти мерчандайзингу. Цілі та завдання торговельного мерчандайзингу.