Способи боротьби з крадіжкою

Частина розкрадань можлива лише через те, що зі складської території можна піти безперешкодно. Отже, при ризику крадіжки треба запроваджувати особистий огляд працівників, їх сумок та машин. Але такі заходи мають узгоджуватися з профспілкою чи прописуватись у колективному договорі.
Дуже часто зі складу може щось зникнути лише за допомогою особи, яка має відповідні повноваження. Тому на прибутково-видатковій документації повинні стояти підписи і комірника, і бухгалтера, а займатися комплектацією замовлень не повинні працівники, які приймають товар, ми пропонуємо для вашої компанії тренінг складська логістика Київ та Харків.

Щоб впоратися з розкраданнями, слід проводити за документами всі матеріали та товари, а не тільки ті, що проходять через склад.
Щоб уникнути крадіжки, треба запровадити грамотну процедуру зі списання продукції та оцінки її грошової вартості. Контроль руху матеріалів слід розпочинати з перевірки ціни, зазначеної у супутній документації (чеках, рахунках, актах-довідках, накладних на внутрішнє приміщення, прибуткових ордерах та інших). Якщо матеріали вибувають з обліку (відпускаються у виробництво, відвантажуються на бік для переробки, продаються), треба звірити суми у картках (за відповідних витрат) із сумами у документації на витрату матеріалів (витратних накладних) або з сумами, що відображаються у звіті про випуск продукції чи проведення робіт. Затверджуючи звіти, слід пам'ятати, що вони дозволяють списати матеріали, тому слід перевірити відповідність їх витрачання з нормами, що діють у компанії. Також варто звірити кількість продукції та її відображення у грошовій оцінці, відповідність вартості.
 *** Статті партнерів - Конфигурации PowerMTA, також - авто очистка логов сервера / Power MTA.

Обов'язково слід періодично влаштовувати незаплановані вибіркові перевірки на відповідність запасів обраних груп товарів до облікових даних. Участь у такій перевірці повинні члени постійної інвентаризаційної комісії, які не працюють у складському комплексі.

Щоб уникнути зловживань, керівництво не повинно залишати проштамповані бланки, порожні аркуші та інші документи. Також варто ставити друк та підпис керівника або головбуха відразу після тексту, щоб не було можливості внести до документа зайві записи після його підписання. Дотримання такого порядку дозволить перестати турбуватися про наявність незатверджених та незареєстрованих документів, проведення невідбитих операцій, завітайте до онлайн корпоративний тренінг з логістики в Україні, у вашій компанії.

Майже всі операції здійснюються за допомогою безготівкової оплати та потребують контролю. Наприклад, бухгалтер за незаконну винагороду може провести короткострокове кредитування інших компаній або перерахувати суми не за призначенням (на оплату особистих потреб, на підставні рахунки тощо). Щоб цього не допустити, слід підписувати лише заповнені платіжні доручення та перевіряти, на що саме перераховуються кошти.

Треба перевіряти витяги з розрахункового рахунку підприємства – звіряти дати виписок, визначати, чи всі вони представлені в наявності (на кожній виписці знаходиться і її дата, і попередня). Також потрібно звіряти, що суми залишків на початок дня наступної виписки збігаються із сумою на кінець дня попередньої (має бути безперервний ланцюжок перерахувань). Слід перевіряти виправдувальну документацію та дивитися, щоб відображені там суми відповідали сумам виписок. Перевіряючи операції з розрахункового рахунку, треба дивитися книги обліку платіжних доручень – зведені документи мають відповідати первинним (реквізитам, сумам). Також мають бути підстави, що відображаються у платіжній документації (рахунки, накладні, акти, договори), а їх суми мають співпадати з перерахованими чи отриманими грошима. Контролюватися повинні чеки, якщо розрахунки проводяться ними, та виправдувальні первинні документи, що додаються до них. Сальдо на розрахунковому рахунку на кінець звітного періоду має співпадати із сумою, відображеною на рахунку за банківською випискою на цю дату. Також мають збігатися дебетові та кредитові обороти (вони показані в активі балансу за рядком "Розрахунковий рахунок").

Якщо перераховані вище операції не перевіряються, а головному бухгалтеру виявляється надмірна довіра, то компанія може зіткнутися з невиправданим кредитуванням підрядників і постачальників. Щоб уникнути цього, слід контролювати операції з постачальниками та підрядниками, перевіряти відповідність сум сплачених платіжних доручень із сумами відповідних їм первинних документів та стежити, щоб форма розрахунку збігалася із зазначеною у договорі. Також треба стежити за підставами на перерахування грошей, кількістю продукції, обсягом наданих послуг та робіт, відображених у документації. За виявленої невідповідності треба перевіряти акти.
Цей облік проводиться у кожному пред'явленому рахунку, під час перерахування планових платежів – у кожному постачальнику і підрядчику, тому з бухгалтерським регістрам можна будувати висновки про заборгованості конкретних організацій. Якщо керівник не контролює нарахування зарплати, то можливе завищення виплат, перерахування грошей підставним особам чи зловживання під час видачі грошей. З цими порушеннями легко впоратися, якщо звіряти підстави з нарахованими сумами та підписувати відомість після її заповнення та вказівки результату сум, що виплачуються.
Списані як непридатні товари можуть використовуватися для збагачення деяких співробітників. Тож у компанії інвентаризаційної комісії треба як проводити інвентаризації, а й оцінювати вартість продукції, призначеної для ліквідації. Акти приймання-передачі, ліквідації товарів слід підписувати лише після ознайомлення з документацією від комісії або вивченням договорів на приймання, купівлю, продаж цієї продукції. Поточний контроль цієї галузі обліку дозволить створити умови, що визначають неможливість крадіжки.

Щоб усунути розкрадання малоцінних і швидкозношувані предмети (МШП), позбутися їх неправомірного списання на виробничі потреби, треба стежити за нормами витрати. Акти ліквідації слід затверджувати після прочитання укладання інвентаризаційної комісії. Щоб зберегти МШП, для підприємства треба організувати контроль їх руху. Можна використовувати картки обліку МШП, особисті картки обліку спецівок та іншого одягу та взуття. Вони слід заносити вартість купівлі, нарахування зносу, передачу у підзвітність відповідальній особі, причину списання. Підписувати акт про списання МШП має керівник. А грошові суми всіх вступників за певний період МШП повинні збігатися із сумарною вартістю окремих МШП, показаних в облікових картках.

P/S  А також, цікаві статті розкрадання на складі та способи їх запобігання, дуже корисні поради, і основні способи розкрадань зі складу, розповіді кладовщика....
Більше інформації на нашому сайті "Все з Логістики Постачання Закупівель" http://sbt.nbc.ua/