Як працює система WMS для складу, і коли вона потрібна бізнесу

Помилки на складі швидко стають проблемою для всього бізнесу: замовлення їде не тому клієнту, потрібний товар шукають надто довго, а залишки в обліку не збігаються з реальністю. WMS або система управління складом допомагає контролювати такі процеси в одній програмі. Вона показує де лежить товар, хто з ним працює, чи зібрано замовлення. У статті розберемо, як працює WMS і коли вона потрібна бізнесу.

Що таке WMS і навіщо вона потрібна складу?
WMS - це програма, яка допомагає контролювати рух товару від приймання на складі до відвантаження покупцю. У ній зберігається інформація про те, що надійшло на склад, де лежить конкретний товар та скільки його залишилося.

Систему використовують, щоб прискорити роботу складу та знизити помилки при прийманні, зберіганні, складанні замовлень та відвантаженні товарів покупцям. Щоб WMS працювала правильно, до неї заносять дані про склад та продукцію, яка на ньому зберігатиметься:

- назви товарів та ознаки, за якими співробітники відрізняють одну позицію від іншої.
Наприклад, настільна лампа "Сканді", біла, 40 см.
Дізнайтесь про як знизити витрати на логістику? А також про тренінг бюджетування для власників бізнесу, бухгалтерів.

Кількість виробів з кожної позиції.
Наприклад, 40 білих ламп, 35 чорних та 25 бежевих.

- конкретне місце на складі, де зберігається кожна позиція.
Наприклад, білі лампи стоять на стелажі А1, чорні – на стелажі А2, бежеві – на стелажі А3.

Правила зберігання товарів.
Наприклад, коробки з лампами ставлять на нижні полиці стелажу, щоб знизити ризик пошкодження при падінні.

Інформація про замовлення. Вона передається у WMS автоматично з сайту чи маркетплейсу, де покупець оформив покупку.
Наприклад, клієнт замовив на сайті магазину "Кращій Дім" дві білі настільні лампи "Сканді".

Окремо у WMS можна налаштувати ролі працівників. Роль показує, які дії доступні людині у програмі.

Наприклад, комірник приймає товар і вказує місце зберігання, збирач бачить замовлення та зазначає, що товар зібраний, а старший зміни перевіряє залишки та готові відвантаження.

Ролі співробітників допомагають розділити роботу: один працівник не змінює дані, які відповідає інший, а керівник бачить, хто і коли виконав дію.

Важливо! Система керування складом може допомогти тільки з тими завданнями, що в ній налаштовані. Якщо при впровадженні WMS у програму не внесли місця зберігання, вона не зможе розподілити товар, що надійшов по складу. Якщо не налаштували автоматичну передачу замовлень із сайту чи маркетплейсу, не покаже співробітнику, які товари потрібно зібрати для покупця.

WMS не замінює решту програм, а закриває складську частину роботи. Вона потрібна, якщо бізнесу важливо керувати як залишками, а й діями з товаром всередині складу.
Читайте про - Оптимізація та підвищення ефективності зонування складських приміщень, а також, про Зонування складу. Принципи зберігання товару, тільки важливі практичні поради.

Коли бізнесу потрібна WMS?
Якщо компанія зберігає мало товарів та отримує кілька замовлень на день, бізнес може обійтися без системи обліку складу. Для вирішення завдань вистачить власного кабінету маркетплейсу або таблиці, заповненої в Excel. У таблиці достатньо вказати, що лежить на складі, скільки товару залишилося, де його шукати.

Як запровадити WMS: покрокова інструкція?
Систему управління складом впроваджує та налаштовує постачальник програми, тобто компанія, у якої підприємець її купує. Завдання бізнесу: пояснити, які проблеми є на складі, вибрати відповідне рішення, передати дані та перевірити, що WMS працює. Виконуйте наші інструкції, щоб зробити все без помилок.

Крок 1. Знайдіть слабкі місця у роботі складу.
З'ясуйте, на якому етапі найчастіше з'являються помилки:
- при прийманні товару.
- розміщення на складі.
- Складання замовлень.
- відвантаження.
- Звіряння залишків.

Наприклад, інтернет-магазин щодня затримує надсилання замовлень, бо співробітники довго шукають товар на полицях. Отже, у WMS потрібно вказати місця зберігання, щоб система показувала, де лежить товар.

Крок 2. Виберіть систему та підрядника.
Порівняйте доступні варіанти та вирішіть, який з них підходить вашій компанії. Краще зупинитися на двох-трьох варіантах та поспілкуватися з представниками кожного з них. Поставте ключові питання:
- Хто впроваджуватиме систему.
– Скільки часу займе запуск.

Що входить у ціну.
Хто навчить працівників.
Наприклад, фермерське господарство потребує WMS, яка враховує терміни придатності. Тому підприємець просить підрядника показати, як система вибиратиме партію для відвантаження, як співробітник зможе перевірити термін придатності при складанні замовлення. Якщо підрядник неспроможна показати рішення завдання прикладі, краще шукати інший варіант.

Крок 3. Складіть технічне завдання.
Технічне завдання – це документ для підрядника. У ньому пишуть, що має робити WMS після запуску:
- Які операції увійдуть до системи.
– З якими програмами вона буде пов'язана.
– Які дані потрібно перенести.
– Які звіти потрібні керівнику складу.

На основі технічного завдання підрядник визнає вартість робіт, термін запуску системи. Якщо завдань багато і звичайна система їх закриває, основі завдання можуть запропонувати індивідуальну розробку.

Технічне завдання можна оформити у вільній формі. Іноді підрядник пропонує свій шаблон, тоді потрібно заповнити його. Наприклад, компанія Sevco WMS пропонує завдання за власною інструкцією.

Крок 4. Підпишіть договір із підрядником.
Після узгодження всіх деталей можна підписувати договір співробітництва. Його становитиме підрядник. Підприємцю залишиться лише перевірити деталі та підписати документи.

Крок 5. Зачекайте на встановлення та налаштування системи.
Підрядник встановлює систему, налаштовує складські операції та зв'язок з іншими програмами. Після цього він проводить тестову перевірку та показує замовнику:

Як система приймає товар?
Оновлює залишки.
Збирає замовлення.
Оформляє відвантаження.
Завдання підприємця: бути присутнім на тестуванні, ставити питання, уточнювати незрозумілі моменти.

Крок 6. Запустіть WMS та перевірте роботу.
Після тестової перевірки систему запускають у роботу. У перші дні підприємець чи керівник складу дивиться, як WMS працює на реальних замовленнях. Якщо виникають проблеми або помилки, підрядник робить доналаштування. Це нормальна частина запуску: частина помилок видно лише за реальної роботи складу.

Крок 7. Навчіть співробітників.
Завдання бізнесу: зібрати співробітників на навчання та перевірити, що кожен із них зрозумів, як працює система. Саме навчання проводить представник підрядника.
Дізнайтесь про Методи оптимізації роботи складу, та  Оптимізація складу, як отримати максимальний ефект та віддачу, тільки практичні поради.

!! Головне
WMS допомагає контролювати рух товару складі: від приймання до відвантаження покупцю. У системі видно, де лежить товар, скільки його залишилося, хто з ним працює, чи зібрано замовлення.

WMS потрібна не кожному складу. Якщо товарів та замовлень небагато, можна почати з таблиці Excel, особистого кабінету маркетплейсу чи простої програми обліку.

Система знадобиться, якщо співробітники часто плутають товари, довго шукають позиції складі, працюють у кілька змін чи отримують замовлення з різних каналів.

Готова WMS підходить для стандартних складських завдань. Система, що настроюється, вибирають, якщо потрібно враховувати терміни придатності, зони зберігання або інші правила. Індивідуальну WMS розробляють під великі склади, виробництво чи мережу магазинів.

Перед впровадженням потрібно розібратися, де найчастіше виникають помилки: під час приймання, зберігання, збирання замовлень, відвантаження чи перевірки залишків.

Після налаштування систему потрібно перевірити на тестових та реальних замовленнях. Якщо WMS неправильно показує залишки, не передає дані або незручна співробітникам, підрядник повинен виправити налаштування.