Управління запасами на підприємстві: як організувати закупівлі, як зменшити витрати на зберігання
Управління запасами для підприємства: як організувати закупівлі, як визначити оптимальний обсяг на залишку, як зменшити витрати на зберігання.
Якщо компанія придбає багато запасів, то захистить себе від стрибка цін на них та додаткових витрат на доставку від постачальника. Але при цьому заморозить гроші та збільшить витрати на зберігання. Може, краще урізати асортимент та кількість матеріалів та товарів до мінімуму? Ні, це не є вихід. У статті розповідаємо чому. А ще пояснюємо, як ефективно керувати запасами, і даруємо два Excel-розрахунки.
Управління запасами організації: навіщо воно потрібне?
Управління запасами – це пошук балансу між двома крайнощами:
- найширшою номенклатурою і вщерть забитими складами;
- Мінімальним асортиментом по парі штук на кожну позицію.
Баланс доводиться шукати, щоби бізнес отримав більше прибутку. А на шляху до неї дуже великі чи дуже маленькі запаси одночасно допомагають та заважають.
Маючи унікальну нагоду, пропонуємо відео тренінги управління запасами товарів та готової продукції в компанії, від А до Я.
Нагадаємо: запаси – це:
- товари на складі та в магазині;
- сировина та матеріали на складі та в цеху;
- незавершений повним циклом обробки продукт у цеху;
- готова продукція на складі та в дорозі до покупця.
Наприклад, великі запаси допомагають так:
скорочують транспортні витрати на одиницю запасу та обіцяють знижки від постачальника. Потрібні запчастини з Китаю? Купимо одразу три вагони. Китайці за такий обсяг скошують ціну, а ще на кожну запчастину "ляже" менше витрат на доставку, ніж якби возили поштучно;
швидко закривають попит клієнтів, адже товарів на залишку багато, а їх асортимент широкий. Покупець захотів таке саме, але з перламутровими гудзиками? Чи не питання, зараз винесемо;
забезпечують безперебійне провадження. Будуємо дорогу і терміново потрібні десять вантажівок щебеню? Ось, будь ласка, ще взимку прикупили, бо влітку з нею напружено;
захищають від можливого стрибка цін у постачальників. Вчора фермер продавав курячі тушки по 200 гривень, а сьогодні просить уже
300? Та й нехай, адже ми закупилися по 200 аж на півроку торгівлі вперед.
Також, запрошуємо Вас, на тренінги управління запасами товарів та готової продукції, що потрібно про це знати?
А ось як заважають:
- Заморожують гроші на складі. Завтра платити зарплату та податки? А грошей немає – всі витратили на три вагони китайських запчастин;
- знижують оборотність та рентабельність активів. Куди подіти ось ті самі, що з перламутровими гудзиками? Купили цілу скриньку, а ніхто не бере вже два роки. Хоч би за собівартістю продати;
- Підвищують витрати на складське зберігання. А де зберігати цей щебінь із зими до літа? Прийде платити за оренду майданчика у постачальника;
- збільшують втрати від псування та крадіжки. Навіщо ми набрали так багато курячих тушок? І половину продати не встигли, а вони вже зіпсувалися.
Поміняйте місцями допомогу з перешкодами і отримайте картину для мізерних запасів. Тут будуть висока оборотність, низькі витрати на зберігання та більше грошей в обігу. Але при цьому – виробничі простої через відсутність матеріалів, закупівлю за цінами, що переросли, перебіжки покупців до конкурентів за товарами, які у компанії закінчилися.
Виходить, грамотне керування запасами вирішує питання, які показали на схемі.
Система управління запасами: що включає?
Рух запасів для підприємства вкладається у три етапи:
- Купили;
- Зберігали;
- споживали чи продали.
На кожному етапі потрібно щось робити, причому так, щоб мінімізувати витрати і збільшити прибуток. Наприклад:
- купити дешевше, щоб знизити собівартість виробництва для готової продукції та збільшити маржу для товарів;
- зберегти краще, щоб не списувати у витрати зіпсовані чи поцуплені товари та матеріали;
- продати якнайшвидше, щоб заморожені в запасах гроші швидше повернулися в обіг і можна було погасити борги або купити щось ще.
Усі такі дії складаються у систему. Виходить, система управління запасами – це те, що робить бізнес, щоб закуповувати, зберігати, споживати чи продавати запаси з найменшими втратами та найбільшою ефективністю.
Такж пропонуємо відео тренінг Організація процесу закупівлі та планування запасів, нові, кращі технології.
Процесів у системі багато, і вони різні. Ми нарахували п'ять напрямків, без яких в управлінні запасами не обійтись. Ось що потрібно зробити:
1. Класифікувати запаси.
2. Проаналізувати їхню прибутковість і збитковість, виявити надлишки та дефіцит.
3. Вибрати модель управління закупівлею.
4. Скоротити втрати та витрати на зберігання.
5. Впровадити програмний продукт, щоб збирати вихідні дані для аналізу та відстежувати рух запасів.
Не послідовний перелік дій. Можна розпочинати новий етап, не чекаючи, коли завершиться робота над попереднім. Але все ж таки почати краще з класифікації, тому що вона задасть угруповання, яке знадобиться для аналізу, підбору моделі управління та способів скорочення витрат за видами номенклатури.
Давайте розбиратися з кожним напрямком та дізнаватися про досвід компаній.
Етап 1. Класифікація запасів: групуємо під завдання бізнесу
Класифікація запасів – це їхнє угруповання під завдання конкретного підприємства. Вона потрібна, щоб зібрати необхідну інформацію та на її основі зрозуміти, як ефективніше купувати, зберігати, використовувати запаси.
Наприклад, можна згрупувати товари за оборотністю, щоб відстежувати, які з них лежать на складі більше півроку, і під них проводити акційні розпродажі для повернення заморожених грошей в обіг. Або можна поділити матеріали за умовами зберігання, щоб дізнатися потрібну площу теплого складу для запасів, які не можна залишати на зиму на відкритому майданчику.
Компанія сама вирішує, на які групи ділити запаси та скільки таких груп створювати. Можна зупинитися на трьох-чотирьох, а вибирати з таких варіантів:
- Види;
- Місця зберігання;
- Умови зберігання;
- Призначення;
- Оборотність;
-Рентабельність.
Розберемося з варіантами докладніше.
* Запаси за видами.
Угруповання буде таким:
- сировина та матеріали;
- Допоміжні матеріали;
- незавершене виробництво;
- напівфабрикати та комплектуючі;
- готова продукція;
- Товари;
- тара;
- Поворотні відходи.
Варіант стане у нагоді всім, тому що в його основі – план рахунків для комерційних організацій. Це спеціальне кодування, яке мають використовувати бухгалтери. Якщо ведете бухоблік – така класифікація є у вас автоматично.
Зрозуміло, що угруповання підлаштовується під специфіку бізнесу. Наприклад, торгові компанії не мають незавершеного виробництва, напівфабрикатів чи зворотних відходів, а виробничникам не потрібні товари. Значить, цих позицій просто не буде через непотрібність.
Можливо, для вас, буже ще цікавий тренінг транспортна логістика в Україні.
** Запаси за місцями зберігання
Тут можливі різні підходи. Наприклад, такий для торгової компаній з кількома філіями:
- оптовий склад Києва;
- Роздрібний склад Одеса;
- Роздрібний склад Львів.
Або такий для виробничої організації з довгим процесом виготовлення продукту та купівлею матеріалів за кордоном:
- виробничі запаси – сировину та матеріали у цеху, покупні напівфабрикати у цеху, незавершене виробництво;
- складські запаси - готова продукція, сировина та матеріали на власних складах, що комплектують на складі транспортної компанії або у постачальника;
- транспортні запаси – матеріали на шляху від постачальника на власний склад, готова продукція від розподільчого складу которгової точки, матеріали з центрального складу у виробництво.
Підхід хороший тим, що показує, де зараз знаходиться конкретний матеріал чи продукт: у цеху, на складі чи їде у контейнері від продавця. Такі дані допоможуть підрахувати наявні залишки та спланувати нову купівлю запасів за їх урахуванням. А значить, не набрати надлишків, які заздалегідь лежатимуть місяцями.
*** Запаси щодо умов зберігання.
Угруповання підійде тим, чиї запаси потрібно зберігати особливим чином, наприклад, у холодильнику, у темному місці або за низької вологості. Це продавці продуктів харчування, медикаментів, будматеріалів, аграрії.
Якщо спростити, то групи будуть такими:
- особливі умови зберігання;
- Без особливих умов зберігання.
Якщо ускладнити, то можна й так:
- опалювальний склад;
- холодильник;
- Відкритий майданчик.
Застосуйте підхід – зловите трьох зайців:
- не зіпсуйте матеріал, товар або готовий продукт тим, що зберігали його не деінде;
- не заб'єте дорогі по витратах на зберігання теплі склади або холодильні вітрини тим, що може полежати на вулиці або за кімнатної температури;
- Дізнаєтеся, чи вистачає місць з особливими умовами – може, потрібен новий холодильник, бо в старий вся ковбаса не поміщається.
*** Запаси за призначенням.
Дивна класифікація, яка підійде представникам ретельного планування закупівель. Якщо впровадите, то отримайте розкладку залишків запасів з метою їх використання та достатності.
Ось групи:
- страхові запаси – недоторканна кількість, доторкнутися до якої можна лише за форс-мажору: "відвалився" постачальник сировини, згорів один із складів з комплектуючими, десь надовго застрягла вантажівка з матеріалами;
- сезонні запаси – матеріали, товари або готові продукти, заготовлені на користь для пікових продажів у сезон: шкільні рюкзаки до вересня або ялинкові іграшки до грудня;
- запаси просування – товари або готова продукція, припасені для маркетингових акцій: чорних п'ятниць, кіберпонеділків та розпродаж із серії "3 = 2";
- спекулятивні запаси – імпортні матеріали або товари з прив'язкою ціни до інвалюти: ті, які треба було набирати по долару за 60, а тепер радіти низькій собівартості закупівлі та високій маржі при продажу;
- поточні запаси – обсяги, які необхідні для виробництва та торгівлі у звичайних умовах без форс-мажорів, розпродажів та зі стабільною гривнею. Визначаються з нормального попиту без пікових сплесків і падінь.
*** Запаси по оборотності.
Можна будувати угруповання за коефіцієнтами оборотності, а можна – днями обороту. Друга буде наочнішою. Ось дивіться:
- Запаси з оборотом до 30 днів;
- запаси з оборотом 31-90 днів;
- запаси з оборотом 91-180 днів;
- Запаси з оборотом понад 181 дня.
Цифри днів тут не догма. Все залежить від того, що продає чи споживає компанія. Наприклад, для молочки навіть 30 днів – це багато, а для лінолеуму та півроку – не термін. Тому доведеться проаналізувати, скільки в середньому знаходяться матеріали, товари чи продукція на вашому складі до моменту їх споживання чи продажу. А потім зрозуміти – скільки днів для вас оптимально, а скільки – "передоз".
Із запасами малої оборотності треба щось робити, наприклад, розпродувати за собівартістю, поки термін придатності не вийшов. Інакше до омертвлених в обороті грошей ризикуєте отримати збитки від зіпсованих матеріалів чи вкрадених товарів. Просто коли щось довго лежить без потреби та ще й контроль слабкий, то в цього чогось можуть "вирости ноги".
Читайте - Управління складськими запасами, та Як керувати складськими запасами, для бізнесу, це потрібно знати.
*** Запаси з рентабельності.
Класифікація заснована на прибутковості продажів товарів та готової продукції. Якщо інших умов не додавати, то групи будуть такими:
рентабельні запаси - реалізуються за ціною вище за собівартість;
збиткові запаси - реалізуються за ціною, нижчою від собівартості.
Якщо накинути додаткову умову про величину рентабельності, можна отримати такий підхід:
- запаси з рентабельністю вищі за середню (планову, 5% або ще якось);
- запаси з рентабельністю нижче середньої;
- Збиткові запаси.
Угруповання допоможе в аналізі продуктової лінійки. Не завжди збиткові продажі погані. Іноді на збиток торгують спеціально, наприклад, щоб позбутися залежалих товарів або привернути увагу до бренду дешевою ціною. Але продавати взагалі все зі збитками не можна. Тому потрібно розібратися, чи не багато збиткових запасів в асортименті і чи збиткові продажі перекриваються рентабельними.
Далі розповімо про нестандартний підхід підрахунку рентабельності запасів. А про стандартний можна прочитати у статті "Аналіз рентабельності підприємства".
Якщо компанія придбає багато запасів, то захистить себе від стрибка цін на них та додаткових витрат на доставку від постачальника. Але при цьому заморозить гроші та збільшить витрати на зберігання. Може, краще урізати асортимент та кількість матеріалів та товарів до мінімуму? Ні, це не є вихід. У статті розповідаємо чому. А ще пояснюємо, як ефективно керувати запасами, і даруємо два Excel-розрахунки.
Управління запасами організації: навіщо воно потрібне?
Управління запасами – це пошук балансу між двома крайнощами:
- найширшою номенклатурою і вщерть забитими складами;
- Мінімальним асортиментом по парі штук на кожну позицію.
Баланс доводиться шукати, щоби бізнес отримав більше прибутку. А на шляху до неї дуже великі чи дуже маленькі запаси одночасно допомагають та заважають.
Маючи унікальну нагоду, пропонуємо відео тренінги управління запасами товарів та готової продукції в компанії, від А до Я.
Нагадаємо: запаси – це:
- товари на складі та в магазині;
- сировина та матеріали на складі та в цеху;
- незавершений повним циклом обробки продукт у цеху;
- готова продукція на складі та в дорозі до покупця.
Наприклад, великі запаси допомагають так:
скорочують транспортні витрати на одиницю запасу та обіцяють знижки від постачальника. Потрібні запчастини з Китаю? Купимо одразу три вагони. Китайці за такий обсяг скошують ціну, а ще на кожну запчастину "ляже" менше витрат на доставку, ніж якби возили поштучно;
швидко закривають попит клієнтів, адже товарів на залишку багато, а їх асортимент широкий. Покупець захотів таке саме, але з перламутровими гудзиками? Чи не питання, зараз винесемо;
забезпечують безперебійне провадження. Будуємо дорогу і терміново потрібні десять вантажівок щебеню? Ось, будь ласка, ще взимку прикупили, бо влітку з нею напружено;
захищають від можливого стрибка цін у постачальників. Вчора фермер продавав курячі тушки по 200 гривень, а сьогодні просить уже
300? Та й нехай, адже ми закупилися по 200 аж на півроку торгівлі вперед.
Також, запрошуємо Вас, на тренінги управління запасами товарів та готової продукції, що потрібно про це знати?
А ось як заважають:
- Заморожують гроші на складі. Завтра платити зарплату та податки? А грошей немає – всі витратили на три вагони китайських запчастин;
- знижують оборотність та рентабельність активів. Куди подіти ось ті самі, що з перламутровими гудзиками? Купили цілу скриньку, а ніхто не бере вже два роки. Хоч би за собівартістю продати;
- Підвищують витрати на складське зберігання. А де зберігати цей щебінь із зими до літа? Прийде платити за оренду майданчика у постачальника;
- збільшують втрати від псування та крадіжки. Навіщо ми набрали так багато курячих тушок? І половину продати не встигли, а вони вже зіпсувалися.
Поміняйте місцями допомогу з перешкодами і отримайте картину для мізерних запасів. Тут будуть висока оборотність, низькі витрати на зберігання та більше грошей в обігу. Але при цьому – виробничі простої через відсутність матеріалів, закупівлю за цінами, що переросли, перебіжки покупців до конкурентів за товарами, які у компанії закінчилися.
Виходить, грамотне керування запасами вирішує питання, які показали на схемі.
Система управління запасами: що включає?
Рух запасів для підприємства вкладається у три етапи:
- Купили;
- Зберігали;
- споживали чи продали.
На кожному етапі потрібно щось робити, причому так, щоб мінімізувати витрати і збільшити прибуток. Наприклад:
- купити дешевше, щоб знизити собівартість виробництва для готової продукції та збільшити маржу для товарів;
- зберегти краще, щоб не списувати у витрати зіпсовані чи поцуплені товари та матеріали;
- продати якнайшвидше, щоб заморожені в запасах гроші швидше повернулися в обіг і можна було погасити борги або купити щось ще.
Усі такі дії складаються у систему. Виходить, система управління запасами – це те, що робить бізнес, щоб закуповувати, зберігати, споживати чи продавати запаси з найменшими втратами та найбільшою ефективністю.
Такж пропонуємо відео тренінг Організація процесу закупівлі та планування запасів, нові, кращі технології.
Процесів у системі багато, і вони різні. Ми нарахували п'ять напрямків, без яких в управлінні запасами не обійтись. Ось що потрібно зробити:
1. Класифікувати запаси.
2. Проаналізувати їхню прибутковість і збитковість, виявити надлишки та дефіцит.
3. Вибрати модель управління закупівлею.
4. Скоротити втрати та витрати на зберігання.
5. Впровадити програмний продукт, щоб збирати вихідні дані для аналізу та відстежувати рух запасів.
Не послідовний перелік дій. Можна розпочинати новий етап, не чекаючи, коли завершиться робота над попереднім. Але все ж таки почати краще з класифікації, тому що вона задасть угруповання, яке знадобиться для аналізу, підбору моделі управління та способів скорочення витрат за видами номенклатури.
Давайте розбиратися з кожним напрямком та дізнаватися про досвід компаній.
Етап 1. Класифікація запасів: групуємо під завдання бізнесу
Класифікація запасів – це їхнє угруповання під завдання конкретного підприємства. Вона потрібна, щоб зібрати необхідну інформацію та на її основі зрозуміти, як ефективніше купувати, зберігати, використовувати запаси.
Наприклад, можна згрупувати товари за оборотністю, щоб відстежувати, які з них лежать на складі більше півроку, і під них проводити акційні розпродажі для повернення заморожених грошей в обіг. Або можна поділити матеріали за умовами зберігання, щоб дізнатися потрібну площу теплого складу для запасів, які не можна залишати на зиму на відкритому майданчику.
Компанія сама вирішує, на які групи ділити запаси та скільки таких груп створювати. Можна зупинитися на трьох-чотирьох, а вибирати з таких варіантів:
- Види;
- Місця зберігання;
- Умови зберігання;
- Призначення;
- Оборотність;
-Рентабельність.
Розберемося з варіантами докладніше.
* Запаси за видами.
Угруповання буде таким:
- сировина та матеріали;
- Допоміжні матеріали;
- незавершене виробництво;
- напівфабрикати та комплектуючі;
- готова продукція;
- Товари;
- тара;
- Поворотні відходи.
Варіант стане у нагоді всім, тому що в його основі – план рахунків для комерційних організацій. Це спеціальне кодування, яке мають використовувати бухгалтери. Якщо ведете бухоблік – така класифікація є у вас автоматично.
Зрозуміло, що угруповання підлаштовується під специфіку бізнесу. Наприклад, торгові компанії не мають незавершеного виробництва, напівфабрикатів чи зворотних відходів, а виробничникам не потрібні товари. Значить, цих позицій просто не буде через непотрібність.
Можливо, для вас, буже ще цікавий тренінг транспортна логістика в Україні.
** Запаси за місцями зберігання
Тут можливі різні підходи. Наприклад, такий для торгової компаній з кількома філіями:
- оптовий склад Києва;
- Роздрібний склад Одеса;
- Роздрібний склад Львів.
Або такий для виробничої організації з довгим процесом виготовлення продукту та купівлею матеріалів за кордоном:
- виробничі запаси – сировину та матеріали у цеху, покупні напівфабрикати у цеху, незавершене виробництво;
- складські запаси - готова продукція, сировина та матеріали на власних складах, що комплектують на складі транспортної компанії або у постачальника;
- транспортні запаси – матеріали на шляху від постачальника на власний склад, готова продукція від розподільчого складу которгової точки, матеріали з центрального складу у виробництво.
Підхід хороший тим, що показує, де зараз знаходиться конкретний матеріал чи продукт: у цеху, на складі чи їде у контейнері від продавця. Такі дані допоможуть підрахувати наявні залишки та спланувати нову купівлю запасів за їх урахуванням. А значить, не набрати надлишків, які заздалегідь лежатимуть місяцями.
*** Запаси щодо умов зберігання.
Угруповання підійде тим, чиї запаси потрібно зберігати особливим чином, наприклад, у холодильнику, у темному місці або за низької вологості. Це продавці продуктів харчування, медикаментів, будматеріалів, аграрії.
Якщо спростити, то групи будуть такими:
- особливі умови зберігання;
- Без особливих умов зберігання.
Якщо ускладнити, то можна й так:
- опалювальний склад;
- холодильник;
- Відкритий майданчик.
Застосуйте підхід – зловите трьох зайців:
- не зіпсуйте матеріал, товар або готовий продукт тим, що зберігали його не деінде;
- не заб'єте дорогі по витратах на зберігання теплі склади або холодильні вітрини тим, що може полежати на вулиці або за кімнатної температури;
- Дізнаєтеся, чи вистачає місць з особливими умовами – може, потрібен новий холодильник, бо в старий вся ковбаса не поміщається.
*** Запаси за призначенням.
Дивна класифікація, яка підійде представникам ретельного планування закупівель. Якщо впровадите, то отримайте розкладку залишків запасів з метою їх використання та достатності.
Ось групи:
- страхові запаси – недоторканна кількість, доторкнутися до якої можна лише за форс-мажору: "відвалився" постачальник сировини, згорів один із складів з комплектуючими, десь надовго застрягла вантажівка з матеріалами;
- сезонні запаси – матеріали, товари або готові продукти, заготовлені на користь для пікових продажів у сезон: шкільні рюкзаки до вересня або ялинкові іграшки до грудня;
- запаси просування – товари або готова продукція, припасені для маркетингових акцій: чорних п'ятниць, кіберпонеділків та розпродаж із серії "3 = 2";
- спекулятивні запаси – імпортні матеріали або товари з прив'язкою ціни до інвалюти: ті, які треба було набирати по долару за 60, а тепер радіти низькій собівартості закупівлі та високій маржі при продажу;
- поточні запаси – обсяги, які необхідні для виробництва та торгівлі у звичайних умовах без форс-мажорів, розпродажів та зі стабільною гривнею. Визначаються з нормального попиту без пікових сплесків і падінь.
*** Запаси по оборотності.
Можна будувати угруповання за коефіцієнтами оборотності, а можна – днями обороту. Друга буде наочнішою. Ось дивіться:
- Запаси з оборотом до 30 днів;
- запаси з оборотом 31-90 днів;
- запаси з оборотом 91-180 днів;
- Запаси з оборотом понад 181 дня.
Цифри днів тут не догма. Все залежить від того, що продає чи споживає компанія. Наприклад, для молочки навіть 30 днів – це багато, а для лінолеуму та півроку – не термін. Тому доведеться проаналізувати, скільки в середньому знаходяться матеріали, товари чи продукція на вашому складі до моменту їх споживання чи продажу. А потім зрозуміти – скільки днів для вас оптимально, а скільки – "передоз".
Із запасами малої оборотності треба щось робити, наприклад, розпродувати за собівартістю, поки термін придатності не вийшов. Інакше до омертвлених в обороті грошей ризикуєте отримати збитки від зіпсованих матеріалів чи вкрадених товарів. Просто коли щось довго лежить без потреби та ще й контроль слабкий, то в цього чогось можуть "вирости ноги".
Читайте - Управління складськими запасами, та Як керувати складськими запасами, для бізнесу, це потрібно знати.
*** Запаси з рентабельності.
Класифікація заснована на прибутковості продажів товарів та готової продукції. Якщо інших умов не додавати, то групи будуть такими:
рентабельні запаси - реалізуються за ціною вище за собівартість;
збиткові запаси - реалізуються за ціною, нижчою від собівартості.
Якщо накинути додаткову умову про величину рентабельності, можна отримати такий підхід:
- запаси з рентабельністю вищі за середню (планову, 5% або ще якось);
- запаси з рентабельністю нижче середньої;
- Збиткові запаси.
Угруповання допоможе в аналізі продуктової лінійки. Не завжди збиткові продажі погані. Іноді на збиток торгують спеціально, наприклад, щоб позбутися залежалих товарів або привернути увагу до бренду дешевою ціною. Але продавати взагалі все зі збитками не можна. Тому потрібно розібратися, чи не багато збиткових запасів в асортименті і чи збиткові продажі перекриваються рентабельними.
Далі розповімо про нестандартний підхід підрахунку рентабельності запасів. А про стандартний можна прочитати у статті "Аналіз рентабельності підприємства".