Як оптимізувати витрати у бізнесі. Як проводити оптимізацію витрат

HR-лідери в умовах кризового бюджетування повинні керувати як функціональною ефективністю, так і ризиками, пов'язаними з ініціативами управління витратами. Нижче наводяться деякі коротко- та довгострокові дії, які рекомендуються вжити.
У міру поширення впливу пандемії, HR-лідери — так само як усі функціональні лідери — стикаються з необхідністю скорочення витрат, але при цьому особливо важливо уникнути передбачуваної негативної реакції.

Стратегічний план має перевершити ситуативну терміновість, тому що саме спосіб управління рішеннями в галузі витрат зараз визначить, наскільки стійко ви утримаєте продуктивність під час кризи та випливете після її закінчення.

Наша компанія вже давно позиціонує оптимізацію витрат як стратегічний підхід до їх управління, який створений з метою розміщення ресурсів під критично важливі ініціативи і, навпаки, виключення з пріоритетних ініціатив із низьким стратегічним значенням. Коротше кажучи, як засіб фінансування інновації та зростання. Але яким чином цей підхід можна застосувати під час кризи?
Пропонуємо тренінги для фінансових деректорів, а також, тренінги з мотивації персоналу, підлеглих. 

Простіше кажучи, HR-лідери повинні діяти у напрямку ідентифікації та ефективного використання короткострокової віддачі, включаючи негайне скорочення витрат. При цьому паралельно керуючи ризиками, пов'язаними з цими рішеннями щодо витрат. У випадку HR це означає захист досвіду співробітників та їх продуктивність.
Читайте - Як розробити ефективну піар-стратегію, та  Навіщо бізнесу вести облік майна? 

* Що потрібно зробити перед оптимізацією витрат на персонал?
Здійснити планування різних сценаріїв з метою оцінки поточних та майбутніх наслідків COVID-19 на вашу функціональну область структуровано, застосовуючи надійні критерії. Грунтуючись на ймовірних сценаріях, сформулюйте вашу відповідь з точки зору оптимізації витрат.

Використовувати надійні джерела інформації щодо економії витрат, щоб вибрати найбільш перспективні та реалістичні шляхи негайного зниження HR-витрат. Але при цьому переконайтеся, що ви оцінили ймовірний та потенційно негативний вплив усіх цих заходів у повному масштабі — і будьте пильні, коли ідентифікуєте випадкові та потенційно неявні витрати, пов'язані з основними.

Захистити співробітників та їх продуктивність. Ціннісна пропозиція HR полягає не лише у забезпеченні розвитку талантів у добрі часи, а й у захисті інвестицій у таланти у несприятливі періоди. Очевидно, що ініціативи щодо скорочення витрат та відмова від інвестицій можуть завдати шкоди досвіду співробітників в організації, що, у свою чергу, критично для залученості та продуктивності. Розуміння цього впливу допоможе вам уникнути непродуманих рішень, які можуть зашкодити довгостроковому успішному розвитку талантів.

Налагодити ефективну комунікацію. Забезпечити прозорість усіх зусиль щодо зниження витрат у розрізі всієї організації та зацікавлених осіб.

** 4 правила щодо швидкого зниження витрат.
Якщо ви змушені вжити негайних дій щодо витрат — навіть якщо у вас не було часу повністю сформулювати стратегічний підхід до витрат, — ці прості правила можуть допомогти вам уникнути непродуманих рішень.

Правило №1. Сфокусуйте на негайному ефекті.
Ставте за мету негайний ефект. Виключайте, скорочуйте або відкладайте ті пункти, які впливають через місяці. Прикладами можуть бути витрати, понесені та оплачувані щомісяця, щокварталу або на основі принципу надходження доходів, але не щорічно.

Правило №2. Краще зменшувати виплати, аніж їх заморожувати.
Зменшуйте, але не заморожуйте. Тримайте фокус уваги на тих витратах, які реально можуть бути знижені або ліквідовані з бази витрат, а не просто заморожені на поточний період, щоб знову з'явитися пізніше.

Правило №3. Налаштуйтеся на глибокі одноразові зміни.
Заплануйте зробити це лише раз. Багато організацій роблять досить глибокі зміни вперше, тому бувають змушені повертатися до зниження витрат знову і знову, тим самим створюючи деструктивний та непродуктивний цикл невизначеності, зусиль та втраченої продуктивності.
Читайте про Як прискорити окупність складу. Як підвищити ефективність роботи складу? Та і звіснож Організація нормування праці на підприємстві, навіщо це потрібно для компанії? 

Зрізайте витрати досить "глибоко" вперше, і робіть це одноразово, особливо в тому, що стосується рішень щодо робочої сили, там, де цикли скорочення штату, що триває, можуть бути особливо деструктивні. Визначайте цільові та нецільові витрати. Цільові витрати (такі як проекти з оптимізації бізнесу, додаткові можливості або сервіси/продукти) можуть часто здаватися найбільш придатними та легкими для скорочення. Однак, є можливості для скорочення поточних, операційних, нецільових сервісів.

Правило №4. Візьміть до уваги і змінні, і постійні витрати.
Беріться як за змінні, так і за постійні витрати. Фіксовані, постійні витрати залишаються незмінними незалежно від активності чи обсягу, наприклад, фонд заробітної плати/компенсації. А ось змінні витрати змінюються залежно від діяльності чи обсягу; прикладами можуть бути послуги підрядників, консультантів тощо, тому сфокусуйтеся як на зниженні, так і на видаленні цього типу витрат.

** Оптимізація витрат у довгостроковій перспективі.
Якщо подивитися за межі цієї пандемії COVID-19, то стратегічна оптимізація витрат є суворо обов'язковою, якщо мета HR — оговтатися від удару і далі зростати. Вашими двома першими кроками зі створення стійкої дорожньої карти оптимізації витрат мають бути такі:

Розумійте вашу точку відліку за витратами та цінністю. Визначте поточні витрати та ефективність. Без прозорої бази для підрахунку витрат вам буде важко ідентифікувати чіткі цілі чи цінні можливості, особливо у разі обов'язкового урізання бюджету та у разі короткого часу даного на зниження витрат. Зіставляйте ваші витрати та ефективність щодо даних колег з метою визначення цільових зон для покращення, залежно від функціональних та виробничих цілей.

Визначайте та пріоритезуйте можливості. Оцінюйте ймовірний вплив та потенційні негативні наслідки всіх заходів щодо врегулювання витрат у масштабі, щоб забезпечити кращу відповідність. Обов'язково визначте та виявите ті ініціативи, які найкраще підтримують ваші цілі. Забезпечте прозорість вашого механізму виявлення та залучіть вашого фінансового директора, до питань вибору ініціатив щодо руху у бік відповідальних рішень та підтримки вашого вибору.

Примітно, що у разі ухвалення оптимізації витрат як поточної та постійної дисципліни, ви вже заздалегідь ідентифікуєте затратні заходи, які треба вжити насамперед в умовах кризи. Ви також зможете уникнути деяких аспектів безперервного та ситуативного тиску на бюджет.

Поради  Як скоротити час навантаження та розвантаження транспорту? А також   Як оптимізувати складське приміщення, чому локальні зміни не вирішують проблему? І дізнайтесь про, Планування та організація логістичних процесів. Види, завдання, принципи, етапи планування...