Як правильно ставити завдання співробітникам
Розповідаємо, як потрібно вибудовувати діалог із підлеглим, щоб усі завдання були виконані якісно та вчасно.
1. Зрозуміти, чи реальне ваше завдання
*** Погано
Олена, нам потрібно до кінця місяця наповнити сайт статтями про автомобілі. 15 статей мінімум.
*** Добре
Олено, що в тебе із завданнями цього місяця? Ми хочемо наповнити сайт статтями про автомобілі, мотоспорт, історію. Я вирішив, що тобі таке завдання буде цікавим, напиши тестову статтю, і ми разом її подивимося.
Перед тим, як поставити завдання, потрібно переконатися, що співробітник здатний його виконати і що ніякі зовнішні чинники не завадять йому.
Маючи нагоду, є для вас - онлайн тренінг Переговори з торговельними мережами: війна чи партнерство, а також, онлайн тренінги з логістики в Україні, курси навчання, семінари.
2. Чи підходить обраний співробітник для такого завдання?
*** Погано
Олено, ти на ресепшн сидиш, бачиш усіх наших відвідувачів – проаналізуй ЦА та зроби мені презентацію зі звітом.
*** Добре
Олена, признач мені зустріч з відділом маркетингу, потрібно обговорити з ними завдання щодо аналізу нашої аудиторії.
Не доручайте лінійному персоналу надто складні завдання, а ключових співробітників не навантажуйте нудною рутиною.
3. Ставте чіткі терміни
*** Погано
Олена, підготуй список гостей на відкриття нового салону.
*** Добре
Олена, 15 жовтня, ми відкриваємо новий салон. 1 жовтня мають надати всю інформацію підряднику. 20 вересня чекаю від тебе перелік гостей, якщо будуть помилки, за тиждень встигнемо виправити.
Кожному завданню ставте дедлайн. Безстрокові завдання співробітники відкладатимуть, завжди знайдеться важливіша справа.
4. Призначайте відповідальних
*** Погано
Олено, ось тобі дівчата на допомогу - дізнайтеся, що співробітники хочуть на корпоратив.
*** Добре
Олена, потрібно визначитися з корпоративом – ресторан чи котедж із шашликами. Даю тобі наших стажистів у підпорядкування, опитайте співробітників, ти за головну.
Якщо у виконанні завдання беруть участь кілька осіб, відповідальним за результат має бути один конкретний співробітник. Так ви уникнете перекладання відповідальності з одного працівника на іншого.
5. Мотивуйте співробітників для досягнення мети
*** Погано
Олено, зроби обличчя простіше, від тебе всі клієнти сахаються.
*** Добре
Олена, ти – перше, що бачать клієнти, коли приходять у наш салон. Завдяки тобі у них складається перше враження про нас і наш сервіс. Запропонуй їм чай або каву, з усмішкою дай відповідь на їхні запитання, скажи, коли до них вийде менеджер, це дуже важливо для іміджу компанії.
Розповідайте працівникам, навіщо ви потребуєте від них конкретних дій та який результат вони допомагають отримати бізнесу. Це не лише мотивує виконання завдання, а й сприяє її кращому розумінню.
6. Використовуйте регламенти та інструкції.
*** Погано
Олено, я вже п'ять разів тобі показував, як працювати з клієнтською базою, запиши собі на листок, якщо так важко запам'ятати.
*** Добре
Олена, це наша клієнтська база. У папці «Інструкції» є відео для роботи з нею. Якщо щось забула, подивися у папці, там все зроблено дуже зручно.
За типовими завданнями складіть зрозумілі регламенти та інструкції. Це спростить постановку завдань та допоможе новим співробітникам швидко зрозуміти, як досягти результату.
7. Ведіть статистику помилок.
*** Погано
Олено, через тебе контрагент знову не отримав копію договору, зберися!
*** Добре
Олено, я на початку тижня віддав тобі копію договору з ТОВ Каркас, вони все ще не отримали копію. Покажи мені, як ти надсилаєш копії, мабуть, ти десь помиляєшся та доставка затримується
Розбирайте із співробітниками типові помилки, показуйте шляхи вирішення. Заносьте їх до регламентів, інструкцій, складайте правила виконання завдань. Це зекономить час на розбір польотів та скоротить кількість помилок.
8. Фіксуйте поставлені завдання.
*** Погано
Олено, замов мені та генеральному квитки до Праги, у нас 22 конференція.
*** Добре
Олена, зверни увагу на завдання в системі, «Квитки до Праги». Ми з генеральним директором маємо бути там 22 вересня на конференції. Якщо буде можливість, замов квитки на 21 число. Копії паспортів там, у вкладенні.
Усі завдання фіксуйте у системі, через яку ведеться робота зі співробітниками, наприклад, у таск-менеджері "Мобільного підприємства" Білайн. Так ви зможете контролювати виконання завдань у масштабних проектах, керувати великою кількістю співробітників та бути впевненим, що вони нічого не забудуть.
9. Пріоритезуйте завдання.
*** Погано
Олено, ну які кулери, де наше таксі до аеропорту?
*** Добре
Олено, сьогодні потрібно буде викликати таксі на 15:00 в аеропорт, це першочергове завдання.
Окрім дедлайнів, вказуйте категорії важливості для завдань. Наприклад, привласнюйте кожному новому завданню низький, середній чи високий пріоритет.
P/S: цікаво буде дізнатись про - Методологія Lean: що це, кому та як використовувати, і обов'язково про - як впроваджувати lean - технології у логістиці, це дуже корисні поради для вашої компанії. І не менш цікаві поради - Як мінімізувати крадіжки у магазині? І про онлайн тренінги з логістики в Україні, і не тільки.
1. Зрозуміти, чи реальне ваше завдання
*** Погано
Олена, нам потрібно до кінця місяця наповнити сайт статтями про автомобілі. 15 статей мінімум.
*** Добре
Олено, що в тебе із завданнями цього місяця? Ми хочемо наповнити сайт статтями про автомобілі, мотоспорт, історію. Я вирішив, що тобі таке завдання буде цікавим, напиши тестову статтю, і ми разом її подивимося.
Перед тим, як поставити завдання, потрібно переконатися, що співробітник здатний його виконати і що ніякі зовнішні чинники не завадять йому.
Маючи нагоду, є для вас - онлайн тренінг Переговори з торговельними мережами: війна чи партнерство, а також, онлайн тренінги з логістики в Україні, курси навчання, семінари.
2. Чи підходить обраний співробітник для такого завдання?
*** Погано
Олено, ти на ресепшн сидиш, бачиш усіх наших відвідувачів – проаналізуй ЦА та зроби мені презентацію зі звітом.
*** Добре
Олена, признач мені зустріч з відділом маркетингу, потрібно обговорити з ними завдання щодо аналізу нашої аудиторії.
Не доручайте лінійному персоналу надто складні завдання, а ключових співробітників не навантажуйте нудною рутиною.
3. Ставте чіткі терміни
*** Погано
Олена, підготуй список гостей на відкриття нового салону.
*** Добре
Олена, 15 жовтня, ми відкриваємо новий салон. 1 жовтня мають надати всю інформацію підряднику. 20 вересня чекаю від тебе перелік гостей, якщо будуть помилки, за тиждень встигнемо виправити.
Кожному завданню ставте дедлайн. Безстрокові завдання співробітники відкладатимуть, завжди знайдеться важливіша справа.
4. Призначайте відповідальних
*** Погано
Олено, ось тобі дівчата на допомогу - дізнайтеся, що співробітники хочуть на корпоратив.
*** Добре
Олена, потрібно визначитися з корпоративом – ресторан чи котедж із шашликами. Даю тобі наших стажистів у підпорядкування, опитайте співробітників, ти за головну.
Якщо у виконанні завдання беруть участь кілька осіб, відповідальним за результат має бути один конкретний співробітник. Так ви уникнете перекладання відповідальності з одного працівника на іншого.
5. Мотивуйте співробітників для досягнення мети
*** Погано
Олено, зроби обличчя простіше, від тебе всі клієнти сахаються.
*** Добре
Олена, ти – перше, що бачать клієнти, коли приходять у наш салон. Завдяки тобі у них складається перше враження про нас і наш сервіс. Запропонуй їм чай або каву, з усмішкою дай відповідь на їхні запитання, скажи, коли до них вийде менеджер, це дуже важливо для іміджу компанії.
Розповідайте працівникам, навіщо ви потребуєте від них конкретних дій та який результат вони допомагають отримати бізнесу. Це не лише мотивує виконання завдання, а й сприяє її кращому розумінню.
6. Використовуйте регламенти та інструкції.
*** Погано
Олено, я вже п'ять разів тобі показував, як працювати з клієнтською базою, запиши собі на листок, якщо так важко запам'ятати.
*** Добре
Олена, це наша клієнтська база. У папці «Інструкції» є відео для роботи з нею. Якщо щось забула, подивися у папці, там все зроблено дуже зручно.
За типовими завданнями складіть зрозумілі регламенти та інструкції. Це спростить постановку завдань та допоможе новим співробітникам швидко зрозуміти, як досягти результату.
7. Ведіть статистику помилок.
*** Погано
Олено, через тебе контрагент знову не отримав копію договору, зберися!
*** Добре
Олено, я на початку тижня віддав тобі копію договору з ТОВ Каркас, вони все ще не отримали копію. Покажи мені, як ти надсилаєш копії, мабуть, ти десь помиляєшся та доставка затримується
Розбирайте із співробітниками типові помилки, показуйте шляхи вирішення. Заносьте їх до регламентів, інструкцій, складайте правила виконання завдань. Це зекономить час на розбір польотів та скоротить кількість помилок.
8. Фіксуйте поставлені завдання.
*** Погано
Олено, замов мені та генеральному квитки до Праги, у нас 22 конференція.
*** Добре
Олена, зверни увагу на завдання в системі, «Квитки до Праги». Ми з генеральним директором маємо бути там 22 вересня на конференції. Якщо буде можливість, замов квитки на 21 число. Копії паспортів там, у вкладенні.
Усі завдання фіксуйте у системі, через яку ведеться робота зі співробітниками, наприклад, у таск-менеджері "Мобільного підприємства" Білайн. Так ви зможете контролювати виконання завдань у масштабних проектах, керувати великою кількістю співробітників та бути впевненим, що вони нічого не забудуть.
9. Пріоритезуйте завдання.
*** Погано
Олено, ну які кулери, де наше таксі до аеропорту?
*** Добре
Олено, сьогодні потрібно буде викликати таксі на 15:00 в аеропорт, це першочергове завдання.
Окрім дедлайнів, вказуйте категорії важливості для завдань. Наприклад, привласнюйте кожному новому завданню низький, середній чи високий пріоритет.
P/S: цікаво буде дізнатись про - Методологія Lean: що це, кому та як використовувати, і обов'язково про - як впроваджувати lean - технології у логістиці, це дуже корисні поради для вашої компанії. І не менш цікаві поради - Як мінімізувати крадіжки у магазині? І про онлайн тренінги з логістики в Україні, і не тільки.