Автоматизації логістики: як виключити помилки та підвищити KPI

Питання, яке ми чуємо найчастіше від нових клієнтів, звучить приблизно так: ми знаємо що витрачаємо на перевезення занадто багато, але не розуміємо на що саме йдуть гроші. Не тому, що не вважають — вважають. Просто Excel не показує де саме перевізник взяв зайві 15%, чи це була ринкова ціна чи ні.

* TMS - що це дає на практиці.
TMS-система закриває повний цикл: заявка, вибір перевізника, рейс, документи. Для компаній з 50+ рейсами на місяць це насамперед означає, що перестає існувати питання «а де зараз машина» — воно просто закривається системою автоматично.

Але головне, що помічають через місяць-два роботи — не це. Головне – це закриття місяця. Раніше фінансисти наприкінці місяця збирали дані про рейси вручну, телефонували логістам, ті піднімали листування в чатах. Наразі документ формується автоматично за фактом рейсу. Це звучить нудно, поки сам через це не проходиш.

Ще один момент, який складно пояснити до впровадження — історія. Через півроку роботи в системі ти маєш дані: хто з перевізників скільки разів запізнився, яку середню ставку давав на якому маршруті, чи були зриви. Переговори про тарифи з перевізником коли ти маєш таку історію — це зовсім інша розмова.
А Ви знаєте, нові методи мотивації персоналу, а також ефективні способи утримання клієнтів та збільшення доходу від кожного клієнта. 

* Торги замість обдзвону.
Один клієнт — виробнича компанія, близько 80 рейсів на місяць — пошук перевізника займав 40–60 хвилин на кожен рейс. Логіст обдзвонював 5–7 знайомих перевізників, хтось брав слухавку, хтось ні, у результаті брали першого, хто погодився.

Наразі той же рейс закривається за 2–3 хвилини. Не тому, що логіст став швидше працювати — просто система розсилає заявку всім перевізникам пулу одночасно, вони самі подають ставки, логіст обирає. Середня економія щодо наших клієнтів — 22–33% від фрахту. Не тому що перевізники стали добрішими, а тому що конкуренція.

Один нюанс, який варто знати заздалегідь: перші 2–3 тендери перевізники іноді поводяться насторожено, особливо ті, хто звик працювати без конкуренції. Це відбувається.

* Двір складу - окрема історія.
Тайм-слоти - це та частина автоматизації про яку найменше говорять, хоча для складу вона часто важливіше за все інше. Черга з фур о 6-й ранку, рампи стоять — це не проблема перевізників, це відсутність розкладу.

Система тайм-слотів робить одне: перевізники бронюють вікно наперед онлайн, склад працює за розкладом. Звучить просто. На практиці це прибирає ранковий хаос, який всі давно вважали нормою.
Читайте і дізнавайтесь Як автоматизувати логістику? Оптимізація складу. Та  дізнавайтесь, Як оцінити ефективність роботи складу KPI складської логістики? Також і  Як підвищити ефективність комплектації замовлень та скоротити витрати логістики,  Тільки практичні поради. 
* З чого почати?
Залежить від того, що болить сильніше.

Якщо фінансовий директор щокварталу запитує чому транспорт вийшов за бюджет — почніть із торгів. Результат видно швидко, аргументувати використання найпростіше.

Якщо логісти тонуть у листуванні та втрачають заявки – TMS. Якщо проблема у чергах на складі – TSM.

Більшість клієнтів починали з чогось одного. Деякі відразу брали все, але це скоріше виняток - зазвичай простіше впровадити один модуль, подивитися як працює, потім вирішувати далі.

** Облік KPI та ефективність
Коректно сформульовані KPI – це не просто цифри у звітах, а реальні орієнтири, які визначають логіку та ритм усієї системи логістики. Їхнє завдання — не контролювати заради контролю, а допомагати досягати цілей бізнесу.

Найбільш поширені KPI у транспортній логістиці:
- Рівень виконання доставки у термін (OTD) – скільки замовлень надійшли клієнтам вчасно.
- Вартість перевезення за одиницю продукції – розрахунок ефективності витрат на логістику.
- Відсоток повернень через логістичні помилки – виявляє системні збої.
- Коефіцієнт завантаження транспорту – фіксує раціональність використання рухомого складу.
- Час простою – показує, де транспорт не працює, а отже – не заробляє.

Регулярно відстежуючи KPI можна по-справжньому керувати логістикою, а не просто спостерігати за нею. Аналітика за цими показниками часто запускає впровадження нових сервісів, наприклад систем динамічного ціноутворення або оптимізаторів маршрутів.

* Оптимізація на основі звітів.
Формування звітів — це не кінцева точка, а скоріше відправна для покращень. Правильно трактовані звіти дають логістиці можливість бути гнучкішими, дешевшими і результативнішими.

Найчастіші напрями оптимізації, що будуються на базі звітної аналітики:
Скорочення холостих пробігів через переоцінку маршрутів та впровадження автопланування.
Зміна договорів із транспортними підрядниками на основі оцінки точності доставки та витрат.
Автоматизація збору інформації щодо завершення рейсів, включаючи фотозвіти та геомітки.
Перехід на змішані формати доставки (наприклад, об'єднання міських та міжрегіональних постачань).

Коли звіт використовується як аналітичний інструмент, це дає логістам розуміння, де бізнес втрачає гроші. В умовах минулого року, це розуміння стає стратегічним за переваги у швидкості, вартості та якості доставки.
Читайте також дізнайтесь  Як малому бізнесу заощадити на логістиці? А також Заняття, які допомагають тримати мозок у тонусі, сподіваємось це може допомогти Вам в житті та бізнесі.

** Оптимізація та постійне поліпшення.
Оптимізація транспортних витрат логістика
В умовах зростаючих витрат на логістику і ринкових умов, що змінюються, компаніям важливо мінімізувати транспортні витрати, не жертвуючи якістю обслуговування. Один із перших кроків – це перегляд поточної схеми маршрутів. Часто компанії перевозять вантажі не у найвигідніший спосіб, не враховуючи можливості консолідації вантажів, зворотних рейсів або зміни перевізника.

Сучасні TMS-системи (Transportation Management Systems) дозволяють в автоматичному режимі підбирати оптимальні маршрути та види транспорту. Це особливо корисно для обслуговування розподілених мереж поставок.

Важливо також враховувати структуру тарифів. Деякі перевізники пропонують знижки за довгострокової співпраці або гарантованого обсягу. А перехід на міжтермінальні перевезення чи мультимодальні рішення часом дозволяє скоротити витрати на 11–16%.

* Методи скорочення витрат на складі
Різні компанії впроваджують різні методи скорочення логістичних витрат, залежно від своїх процесів, масштабу та особливостей поставок. Нижче наведено найефективніші підходи. 
- Консолідація вантажів: об'єднання кількох поставок в одне перевезення дозволяє зменшити вартість на одиницю продукції.
- Оптимізація завантаження транспорту: підвищення коефіцієнта завантаження знижує кількість рейсів та витрати на пальне.
- використання альтернативних маршрутів і транспортних засобів: наприклад, заміна автоперевезень на залізничні при відповідних обсягах.
- Інсорсинг або аутсорсинг логістики: залежить від цілей підвищення контролю або зниження постійних витрат.
- Облік сезонних факторів: дозволяє планувати заздалегідь та уникати витрат на термінові перевезення.

Крім того, багато компаній скорочують накладні витрати за рахунок цифровізації процесів, виключення ручної праці та мінімізації кількості проміжних точок у логістичному ланцюжку.