Як організувати та покращити роботу складу, чому універсальні поради не працюють

Більшість матеріалів з організації складу влаштовано однаково: список порад, чек-листи, набір "найкращих практик".

Проблема в тому, що такі рекомендації майже завжди вирвані із контексту. Вони можуть працювати в окремих ситуаціях, але не дають сталого результату.

Одинаковий набір порад застосовують до різних завдань:
- запуск складу з нуля;
- перевантаження та зростання обсягу;
- хаос в операціях;
- Спроба "трохи покращити" поточну систему.

В результаті:
- Частина рекомендацій не підходить;
- Частина дає короткочасний ефект;
- Частина не застосовується взагалі.

Тому ключове питання — не "які поради використовувати", а з яким завданням ви насправді зіткнулися.
Наша компанія пропонує курси навчання з логістики Київ, а також, корпоративні тренінги з логістики в Україні.

** З чого почати: визначте тип завдання?
Практика показує, що більшість ситуацій на складі можна звести до кількох типових сценаріїв:
1. Незрозуміло, що відбувається (хаос, нестабільність)
склад то справляється, то ні;
помилки виникають без очевидної причини;
немає розуміння, де губляться ресурси;

І тут завдання — не оптимізація, а розуміння системи.

2. Система є, але працює неефективно.
- Процеси описані, але результат нестабільний;
- Показники не покращуються;
- Зміни дають слабкий ефект.

Тут потрібне детальне розбирання причин. Аудит складу.
Читайте - Оптимізація складського простору, скорочення витрат без втрати ефективності, та про, Планування та організація логістичних процесів. Види, завдання, принципи, етапи планування.

3. Потрібно перебудувати чи створити систему заново
- склад не справляється із зростанням;
- структура застаріла;
- рішення ухвалювалися фрагментарно.

І тут завдання — проектування.

Проектування складу.
4. Проблема в управлінні запасами
- Надлишки або дефіцит;
- нестабільна оборотність;
- Помилки в плануванні.

Тут потрібний окремий рівень роботи. Аудит УТЗ, Проектування УТЗ

* Чому поради не дають результату?
Навіть коли рекомендації застосовуються правильно, результат часто не закріплюється.

Це тому, що обмеження перебувають над окремих діях, а системі:
- здається, що процес під контролем, але результат не керується;
- Зміни впроваджуються, але система повертається назад;
- Рішення приймаються, але не дають очікуваного ефекту.

Це не помилки виконання – це властивості системи.

Розбір таких ситуацій дозволяє побачити:
- де виникає ілюзія контролю;
- чому зміни не утримуються;
- що насправді впливає результат.

Докладніше про це: як працює система і чому зміни не закріплюються.

Приватні рекомендації та прийоми.
Нижче наведено поради та практики, які можуть бути корисними в окремих ситуаціях.

Важливо враховувати:
- кожен із них працює лише у певному контексті;
- Застосування без розуміння системи часто не дає результату.

* Планування складу.
Як і будь-яке завдання, правильна організація складу починається з аналізу та планування. На цьому етапі необхідно визначити вимоги до приміщення, обладнання, програмного забезпечення, процесів та принципів управління.

Порада 1. При плануванні враховуйте не лише поточні потреби бізнесу, а й перспективи розвитку. Сформулюйте оперативні та стратегічні завдання, розрахуйте майбутній товарообіг та номенклатуру, у тому числі, у періоди підвищеного попиту та пікових навантажень. Складіть план обороту на квартал, рік, 5 років.

Порада 2. Детально напишіть специфіку завдань. Які товари треба обробляти, які їх вагогабаритні характеристики, умови утримання, обмеження терміну придатності, особливості попиту, чи потрібне обов'язкове маркування, чи є інші важливі нюанси? Які операції потрібно виконувати, ніж керувати, які супровідні документи мають оформлятися, хто це робитиме, які технічні засоби будуть потрібні? Важливо вибудувати не тільки ключові операції (приймання, розміщення, комплектація, відвантаження), а й допоміжні (сортування, зважування, підживлення, розукомплектація, робота зі шлюбом та некондицією, організацію повернень тощо).

Порада 3. Перевірте результати планування, покажіть розрахунки колегам чи досвідченим стороннім фахівцям – від точності прогнозу залежить успішність організації та ведення складу у майбутньому.

Все це допоможе сформулювати основні вимоги до приміщення, обладнання та засобів автоматизації, розрахувати алгоритми розміщення, визначити підходи до зберігання та обробки, визначити оптимальні маршрути руху.

Кому доручити організацію роботи складу?
Власні фахівці, якщо вони мають необхідний досвід, можуть успішно впоратися з організацією роботи складу з нуля. Але інколи найняти виконавця вигідніше, ніж займатися проектуванням самостійно.

Порада 4. Оцініть вартість та ризики. Зовнішні експерти, які надають послуги з організації складу та вже реалізували десятки проектів у різних компаніях, можуть у короткий термін розробити оптимальне рішення для ваших завдань, бюджету та специфіки діяльності. При цьому ймовірність помилок співробітників, які згодом доведеться виправляти ціною часу та фінансів, значно знизиться.

Як вибрати приміщення для складу?
Важливими критеріями при виборі приміщення можуть бути розташування, наявність необхідної інфраструктури.

Порада 5. При оцінці вартості приміщення звертайте увагу на те, що до неї входить (може бути включено експлуатацію, охорону, відеоспостереження, витрати на водопостачання, електроенергію тощо).
Оренда чи покупка: що вибрати для організації складу у Москві та інших містах?
У багатьох випадках доцільно орендувати склад. Це дає більше мобільності: договір оренди можна відносно швидко розірвати, якщо потрібно згорнути бізнес або переїхати в інше приміщення.

Порада 6. Якщо товарообіг скромний – можна орендувати приміщення, а купити послугу відповідального зберігання. У цьому випадку компанія повинна оплачувати тільки місця, що фактично використовуються.

Багато великих підприємств часто віддають перевагу купівлі. Власне складське приміщення чи будівлю можна організувати на власний розсуд.
Корисна стаття з практичними порадами, Оптимізація складського простору, скорочення витрат без втрати ефективності, від А до Я.
Порада 7. Якщо ви розглядаєте варіант довгострокової оренди, порахуйте загальну вартість за 10–15 років. Порівняйте NPV з варіантом купівлі та відповідального зберігання. Результат багато в чому залежатиме від обраних коефіцієнтів: інфляції, зростання оренди, ставки дисконтування.

** Зонування складів.
Основні зони на складі: зона приймання, зберігання, комплектації та відвантаження. Залежно від потреб мають бути передбачені й додаткові ділянки – для сортування, пакування, розукомплектації тощо.
Як розрахувати площу?

Порада 8. Не використовуйте готові формули, універсального рецепту тут немає. У розрахунках потрібно ґрунтуватися на запланованому асортименті та обсязі товарообігу, але не менш важливо враховувати потреби та завдання конкретного підприємства.

Порада 9. При розрахунках слід пам'ятати, що в ключових зонах має бути достатньо місця для роботи навантажувачів та іншої техніки, запас ширини проходів залежить від інтенсивності складської обробки.
Що враховувати під час планування площі для організації логістики складу:
Зона розвантаження: кількість та тоннаж машин, особливості вантажів, час знаходження товару в зоні розвантаження.
Зона приймання: час приймання (залежить від деталізації операцій та ступеня їхньої автоматизації), а також площа, необхідна для тимчасового знаходження товару в цій зоні.
Зона зберігання: тут трохи простіше, оскільки є хороші алгоритми розрахунку необхідної кількості осередків за типами та розмірами. Технічна розстановка різних типів робиться фахівцем за пару днів.
Зона комплектації: особливості технологічних процесів. Наприклад, для комплектації можна використовувати перший ярус зони, кілька ярусів, окремі мезонини.
Зона експедирування та відвантаження: пікова кількість замовлень, що одночасно збираються і відвантажуються, перевірка, ритмічність складання та відвантаження.

Крім того, потрібно передбачити адміністративно-побутові приміщення – роздягальні, кімнати відпочинку, підсобки для інвентарю та витратних матеріалів тощо.

** Які стелажі встановити?
Найбільш популярні фронтальні, мобільні, набивні, гравітаційні стелажі та мезонінні конструкції. Кількість стелажів, типів та розмірів осередків розраховується з урахуванням особливостей товару, ширини та оборотності асортименту.

Для поличного зберігання зручніше використовувати мезоніни з різними розмірами полиць. Для розміщення товарів з глибоким запасом і низькою оборотністю можна вибрати набивні стелажі, для високооборотних підійдуть стандартні фронтальні конструкції. Довгоміри переважно зберігати на консольних стелажах. Під специфічні товари проектуються спеціальні гаки, вертикальні та горизонтальні роздільники полиць, об'єднуються осередки здвоєних рядів.

*** Лайфхак для ефективного зберігання на складі.
Порада 10. Введіть адресне зберігання, це забезпечить порядок на складі, спростить обробку, складання та відвантаження замовлень.

Порада 11. Забезпечте високу щільність зберігання. Тримайте вертикально. Захоплюючись ущільненням, збережіть зручний доступ до палетів та упаковок. Важливо дотримуватися балансу між економією площ і збільшенням вартості обробки. У деяких випадках (наприклад: склади, що високо обертаються) доцільно вводити проходи з одностороннім рухом і встановлювати пріоритети на перетинах.

Порада 12. Зберігайте найбільш затребувані клієнтами позиції поблизу ділянки комплектації та відвантаження. Це прискорить роботу співробітників, скоротить пробіги персоналу та техніки.

Порада 13. Розрахуйте висоту місць зберігання, дотримуйтесь балансу між ефективністю розміщення та необхідністю регулярно перебивати балки стелажів під змінну структуру зберігання.

Порада 14. Тримайте важкі палети внизу. Дотримуйтесь рекомендацій виробників стелажного обладнання, ніколи не перевантажуйте місця зберігання.

Порада 15. Виділіть окрему зону, в якій співробітники повинні розміщувати виявлений шлюб та надлишки. Так комплектувальники не плутатимуть бракований товар із якісним. Таку зону краще організувати безпосередньо навпроти входу, це дозволить підняти пріоритет роботам із розбору цієї ділянки. Виділяйте час прийняття рішень про те, що робити з таким товаром: списати, повернути виробнику, відремонтувати або запустити акційний продаж.

Читайте - Управління запасами: що таке, хто управляє та з яких етапів складається? А також, Як побудувати систему управління персоналом? Проце все, розповість бизнес тренер Степченков Ярослав коус консультант.