Как организовать работу склада. Организация работы склада.
Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи — показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе.
Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.
Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.
Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Мы расскажем Вам, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.
Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна. А также, рекомендуем тренинги по логистике в Киеве, и корпоративные тренинги по логистике, в вашей компании.
Итак, начнем.
Зачем нужна автоматизация склада?
Сейчас в мою компанию достаточно часто обращаются клиенты по вопросам внедрения CRM-системы, увеличения продаж, оптимизации процессов и т. д.
Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.
Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?
Поэтому я всегда рекомендую для начала наладить систему хранения и учета товара и автоматизировать работу склада.
Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.
Автоматизация работы склада— сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.
Штрихкодирование товара
В системах учета обязательно вводить данные о штрихкодах номенклатуры. Иначе ваша учетная система не распознает товар, и вы не получите полноценного учета. При заполнении информации о новой позиции номенклатуры предусмотрены два варианта формирования штрихкода:
- ввод штрихкода с помощью сканера — этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрихкодом.
- автоматическое формирование штрихкода в учетной системе — этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний — реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрихкода.
Оборудование для складского учета
Для автоматизации работы склада требуется специальное оборудование. Вам понадобятся:
- сканеры штрихкодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
- терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
- принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара.
Рассмотрим каждый из этих видов оборудования подробнее.
1. Сканер штрихкодов
Сканер штрихкодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.
Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.
Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.
2. Терминал сбора данных
Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.
Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.
Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.
С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.
Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.
ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.
Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.
Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.
Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.
Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.
3. Принтер этикеток
Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.
Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.
Какой покупать принтер этикеток? Я рекомендую покупать не самый дорогой, но и не самый дешевый принтер этикеток.
На что стоит обращать внимание при покупке:
- производительность
- ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
- условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.
Необходимо сказать несколько слов о самих этикетках. Этикетки — это специализированная бумага для маркировки изделия, с возможностью нанесения графической информации, и не только штрихкода. Этикетки могут быть разных размеров и из разного материала. Размеры представлены самые разные и описывать их не имеет смысла.
Мыостановимся на материале — есть два вида:
- термотрансферные этикетки — печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
- термоэтикетки — печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов.
Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.
Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.
Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Мы расскажем Вам, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.
Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна. А также, рекомендуем тренинги по логистике в Киеве, и корпоративные тренинги по логистике, в вашей компании.
Итак, начнем.
Зачем нужна автоматизация склада?
Сейчас в мою компанию достаточно часто обращаются клиенты по вопросам внедрения CRM-системы, увеличения продаж, оптимизации процессов и т. д.
Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.
Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?
Поэтому я всегда рекомендую для начала наладить систему хранения и учета товара и автоматизировать работу склада.
Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.
Автоматизация работы склада— сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.
Штрихкодирование товара
В системах учета обязательно вводить данные о штрихкодах номенклатуры. Иначе ваша учетная система не распознает товар, и вы не получите полноценного учета. При заполнении информации о новой позиции номенклатуры предусмотрены два варианта формирования штрихкода:
- ввод штрихкода с помощью сканера — этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрихкодом.
- автоматическое формирование штрихкода в учетной системе — этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний — реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрихкода.
Оборудование для складского учета
Для автоматизации работы склада требуется специальное оборудование. Вам понадобятся:
- сканеры штрихкодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
- терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
- принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара.
Рассмотрим каждый из этих видов оборудования подробнее.
1. Сканер штрихкодов
Сканер штрихкодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.
Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.
Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.
2. Терминал сбора данных
Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.
Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.
Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.
С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.
Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.
ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.
Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.
Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.
Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.
Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.
3. Принтер этикеток
Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.
Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.
Какой покупать принтер этикеток? Я рекомендую покупать не самый дорогой, но и не самый дешевый принтер этикеток.
На что стоит обращать внимание при покупке:
- производительность
- ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
- условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.
Необходимо сказать несколько слов о самих этикетках. Этикетки — это специализированная бумага для маркировки изделия, с возможностью нанесения графической информации, и не только штрихкода. Этикетки могут быть разных размеров и из разного материала. Размеры представлены самые разные и описывать их не имеет смысла.
Мыостановимся на материале — есть два вида:
- термотрансферные этикетки — печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
- термоэтикетки — печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов.