Техніки виконання геп-аналізу. Що таке матриця gap-аналізу і де її створити
Не всім планам судилося збуватись. Навіть якщо ви ретельно плануєте свою діяльність, існує безліч факторів, які можуть завадити точній реалізації всіх поставлених завдань. Це призведе до відхилення кінцевої мети, збільшення терміну її досягнення.
Для грамотної оцінки поточної ситуації використовують спеціальний експертний метод – GAP аналіз. Він вивчає "розриви" між запланованими та дійсними результатами. У чому особливість цього стратегічного аналізу, що означає, як працює, як проводиться? Спробуємо розібратися.
* Що таке GAP аналіз?
Абревіатура "GAP аналіз" походить з англійської мови. Дослівно у перекладі з англійської визначення слова "gap" перекладається як "розри" або "зазор". Тобто метод ґрунтується на аналізі розбіжностей. Його застосовують для покращення будь-яких процесів. Розриви – це невідповідності між поточним станом (де зараз знаходиться компанія) та бажаним (де вона хотіла б перебувати). Gap Analysis порівнює фактичну продуктивність із запланованою, аналізує, наскільки якість чи зовнішній вигляд продукції відповідає очікуванням клієнтів. Дає уявлення про те, наскільки ефективно використовуються людські та інші ресурси. На основі отриманих значень та відмінностей відбувається виявлення слабких сторін у предметній галузі.
Головна мета GAP аналізу полягає у виявленні розривів між цілями та можливостями компанії з підбором способів їх усунення. Діагностичний аудит може проводитись на будь-якому етапі діяльності, але є кілька ситуацій, коли він життєво необхідний:
- при розробці плану для команд;
- для з'ясування причин невдачі попереднього проекту;
- Для ефективного розподілу ресурсів, що є у розпорядженні компанії.
GAP-аналіз у наочній формі демонструє "вузькі місця" у бізнес-процесах, дозволяючи керівнику концентруватися на ділянках, які потребують змін. В результаті приймаються виважені та раціональні рішення, вибирається оптимальний шлях від поточного стану до бажаного.
Дозвольте запропонуати корпоративний тренінг організація процесу закупівлі в Україні.
ГЕП аналіз будується у двох напрямках:
Для порівняння цілей та досягнутих результатів;
З метою зміни поточної ситуації у майбутньому.
Його найважливішими сегментами вважаються:
- ринку збуту;
- якість продукції та послуг;
- бізнес-процеси компанії;
- інформаційні технології;
- Управління бізнесом.
Фактично, це дослідження, в якому ситуація, що склалася, порівнюється із запланованою, що допомагає зрозуміти, що робиться не так. Його сутність можна виразити у вигляді розрахунку формули: Бажане = Наявне + Необхідне або Бажане - Наявне = Необхідне. Реальним результатом аналізу є виявлення розривів та розробка заходів щодо їх усунення. Основні компоненти GAP аналізу: поточний стан, бажаний стан та пропуск.
Читайте автоматизація бізнес-процесів, корисні інструменти, та Методи оптимізації роботи складу, та про Планування та організація логістичних процесів. Види, завдання, принципи, етапи планування.
Де застосовується та чому важливий?
Застосування GAP-аналізу затребуване у банківській сфері, де він використовується для підтримки оптимального балансу між пасивами та активами установи. Також його застосовують у логістиці для ефективної організації міжнародних перевезень. У виробничої галузі з допомогою цієї методики вирішуються питання балансу випуску, реалізації продукції, скорочення складських запасів та зменшення витрат. В IT сфері використовується Fit/GAP-analysis, що досліджує розриви та відповідність встановленим параметрам. Метод успішно застосовується в економіці, маркетингу, менеджменті, інших видах діяльності.
Gap аналіз застосовується у комплексному пошуку принципів подолання розриву між первинною архітектурою та вимогами заданого середовища. Ця тема внутрішнього узгодження найактуальніша у маркетингових випадках, коли необхідно визначити, які кроки потрібно робити на конкурентному ринку, щоб бути реально ефективним. Gap-аналіз також називається пошуком розривів, який використовується для визначення найбільш важливих проблем у робочому середовищі, які можуть перешкоджати досягненню цілей.
Щоб звести нанівець мінуси на різних етапах проведення гап-аналізу, а також врахувати всі фактори, можна використати кілька корисних технік.
- Метод "5 чому" - допомагає дістатися до суті та зрозуміти, у чому справжня причина проблеми. Для цього потрібно п'ять разів поспіль послідовно ставити питання "чому". У геп-аналізі цей метод буде корисний, щоб розібратися в причинах розривів, не зупиняючись на поверховій відповіді.
- Цикл Демінга (PDCA) – методика поступового поліпшення процесів. У ньому чотири етапи: "Plan (Плануй) - Do (Роби) - Check (Перевіряй) - Act (Дій)". Спочатку плануємо, що міняти, потім пробуємо, перевіряємо результат та виправляємо помилки. У gap-аналізі це допомагає не просто побачити розрив, а крок за кроком усунути його.
- SWOT-аналіз – допомагає подивитися на ситуацію з різних боків. Він показує сильні та слабкі сторони, можливості та загрози. У gap-аналізі корисний зрозуміти, які ресурси є для усунення розриву і які зовнішні чинники можуть перешкодити.
- Метод SMART – потрібен, щоб ставити зрозумілі та досяжні цілі, без яких gap-аналіз не провести. За допомогою SMART можна точно визначити та сформулювати, яким має бути результат.
* Що таке матриця gap-аналізу і де її створити?
Гап-аналіз зручно проводити за допомогою спеціальної матриці. Вона складається з трьох колонок:
- Поточний стан: показники, які відображають, як у вас зараз точаться справи.
- Бажаний результат: чого ви хочете прийти в підсумку, ваші цілі.
- Розрив: чого для цього не вистачає, які зараз є проблеми та перешкоди.
Є кілька способів створення таблиці gap-аналізу:
- Папір - накидати від руки на листку таблицю з трьома колонками і вписати всі показники, які стануть відомі в процесі аналізу.
- Спеціальний бланк – використовувати вже готовий шаблон з усіма колонками. Вийде акуратніше, ніж малювати все самостійно, а ще його простіше і приємніше заповнювати.
- Шаблон у табличках Excel або Google – занести дані в електронну таблицю. Найзручніше обмінюватися файлом або редагувати в команді.
- Планувальник завдань — корисніший за інші варіанти тим, що сюди можна відразу вивантажити завдання, які з'являться в процесі аналізу.
Також корисні статті як прискорити окупність складу. Як підвищити ефективність роботи складу? А також, як оптимізувати складське приміщення, чому локальні зміни не вирішують проблему? Тільки практичні поради.
!! Підіб'ємо підсумки.
Gap-аналіз - це корисна і нескладна в реалізації методика, за допомогою якої можна побачити, що відокремлює вас від того ідеального результату (у бізнесі, професійному розвитку або в особистому житті). А потім побудувати покроковий план, який допоможе прибрати різницю між очікуванням та реальністю.
Щоб мінімізувати слабкі сторони методики, заручіться допомогою ще парочки корисних підходів — наприклад, ставте мету SMART або копайте вглиб проблеми з методом п'яти "чому". І, звичайно ж, використовуйте максимум користь планувальника Сінгуляріті: у нього можна вивантажити всі завдання для подолання розриву, "клацати" їх поетапно і спостерігати за прогресом.
Для грамотної оцінки поточної ситуації використовують спеціальний експертний метод – GAP аналіз. Він вивчає "розриви" між запланованими та дійсними результатами. У чому особливість цього стратегічного аналізу, що означає, як працює, як проводиться? Спробуємо розібратися.
* Що таке GAP аналіз?
Абревіатура "GAP аналіз" походить з англійської мови. Дослівно у перекладі з англійської визначення слова "gap" перекладається як "розри" або "зазор". Тобто метод ґрунтується на аналізі розбіжностей. Його застосовують для покращення будь-яких процесів. Розриви – це невідповідності між поточним станом (де зараз знаходиться компанія) та бажаним (де вона хотіла б перебувати). Gap Analysis порівнює фактичну продуктивність із запланованою, аналізує, наскільки якість чи зовнішній вигляд продукції відповідає очікуванням клієнтів. Дає уявлення про те, наскільки ефективно використовуються людські та інші ресурси. На основі отриманих значень та відмінностей відбувається виявлення слабких сторін у предметній галузі.
Головна мета GAP аналізу полягає у виявленні розривів між цілями та можливостями компанії з підбором способів їх усунення. Діагностичний аудит може проводитись на будь-якому етапі діяльності, але є кілька ситуацій, коли він життєво необхідний:
- при розробці плану для команд;
- для з'ясування причин невдачі попереднього проекту;
- Для ефективного розподілу ресурсів, що є у розпорядженні компанії.
GAP-аналіз у наочній формі демонструє "вузькі місця" у бізнес-процесах, дозволяючи керівнику концентруватися на ділянках, які потребують змін. В результаті приймаються виважені та раціональні рішення, вибирається оптимальний шлях від поточного стану до бажаного.
Дозвольте запропонуати корпоративний тренінг організація процесу закупівлі в Україні.
ГЕП аналіз будується у двох напрямках:
Для порівняння цілей та досягнутих результатів;
З метою зміни поточної ситуації у майбутньому.
Його найважливішими сегментами вважаються:
- ринку збуту;
- якість продукції та послуг;
- бізнес-процеси компанії;
- інформаційні технології;
- Управління бізнесом.
Фактично, це дослідження, в якому ситуація, що склалася, порівнюється із запланованою, що допомагає зрозуміти, що робиться не так. Його сутність можна виразити у вигляді розрахунку формули: Бажане = Наявне + Необхідне або Бажане - Наявне = Необхідне. Реальним результатом аналізу є виявлення розривів та розробка заходів щодо їх усунення. Основні компоненти GAP аналізу: поточний стан, бажаний стан та пропуск.
Читайте автоматизація бізнес-процесів, корисні інструменти, та Методи оптимізації роботи складу, та про Планування та організація логістичних процесів. Види, завдання, принципи, етапи планування.
Де застосовується та чому важливий?
Застосування GAP-аналізу затребуване у банківській сфері, де він використовується для підтримки оптимального балансу між пасивами та активами установи. Також його застосовують у логістиці для ефективної організації міжнародних перевезень. У виробничої галузі з допомогою цієї методики вирішуються питання балансу випуску, реалізації продукції, скорочення складських запасів та зменшення витрат. В IT сфері використовується Fit/GAP-analysis, що досліджує розриви та відповідність встановленим параметрам. Метод успішно застосовується в економіці, маркетингу, менеджменті, інших видах діяльності.
Gap аналіз застосовується у комплексному пошуку принципів подолання розриву між первинною архітектурою та вимогами заданого середовища. Ця тема внутрішнього узгодження найактуальніша у маркетингових випадках, коли необхідно визначити, які кроки потрібно робити на конкурентному ринку, щоб бути реально ефективним. Gap-аналіз також називається пошуком розривів, який використовується для визначення найбільш важливих проблем у робочому середовищі, які можуть перешкоджати досягненню цілей.
Щоб звести нанівець мінуси на різних етапах проведення гап-аналізу, а також врахувати всі фактори, можна використати кілька корисних технік.
- Метод "5 чому" - допомагає дістатися до суті та зрозуміти, у чому справжня причина проблеми. Для цього потрібно п'ять разів поспіль послідовно ставити питання "чому". У геп-аналізі цей метод буде корисний, щоб розібратися в причинах розривів, не зупиняючись на поверховій відповіді.
- Цикл Демінга (PDCA) – методика поступового поліпшення процесів. У ньому чотири етапи: "Plan (Плануй) - Do (Роби) - Check (Перевіряй) - Act (Дій)". Спочатку плануємо, що міняти, потім пробуємо, перевіряємо результат та виправляємо помилки. У gap-аналізі це допомагає не просто побачити розрив, а крок за кроком усунути його.
- SWOT-аналіз – допомагає подивитися на ситуацію з різних боків. Він показує сильні та слабкі сторони, можливості та загрози. У gap-аналізі корисний зрозуміти, які ресурси є для усунення розриву і які зовнішні чинники можуть перешкодити.
- Метод SMART – потрібен, щоб ставити зрозумілі та досяжні цілі, без яких gap-аналіз не провести. За допомогою SMART можна точно визначити та сформулювати, яким має бути результат.
* Що таке матриця gap-аналізу і де її створити?
Гап-аналіз зручно проводити за допомогою спеціальної матриці. Вона складається з трьох колонок:
- Поточний стан: показники, які відображають, як у вас зараз точаться справи.
- Бажаний результат: чого ви хочете прийти в підсумку, ваші цілі.
- Розрив: чого для цього не вистачає, які зараз є проблеми та перешкоди.
Є кілька способів створення таблиці gap-аналізу:
- Папір - накидати від руки на листку таблицю з трьома колонками і вписати всі показники, які стануть відомі в процесі аналізу.
- Спеціальний бланк – використовувати вже готовий шаблон з усіма колонками. Вийде акуратніше, ніж малювати все самостійно, а ще його простіше і приємніше заповнювати.
- Шаблон у табличках Excel або Google – занести дані в електронну таблицю. Найзручніше обмінюватися файлом або редагувати в команді.
- Планувальник завдань — корисніший за інші варіанти тим, що сюди можна відразу вивантажити завдання, які з'являться в процесі аналізу.
Також корисні статті як прискорити окупність складу. Як підвищити ефективність роботи складу? А також, як оптимізувати складське приміщення, чому локальні зміни не вирішують проблему? Тільки практичні поради.
!! Підіб'ємо підсумки.
Gap-аналіз - це корисна і нескладна в реалізації методика, за допомогою якої можна побачити, що відокремлює вас від того ідеального результату (у бізнесі, професійному розвитку або в особистому житті). А потім побудувати покроковий план, який допоможе прибрати різницю між очікуванням та реальністю.
Щоб мінімізувати слабкі сторони методики, заручіться допомогою ще парочки корисних підходів — наприклад, ставте мету SMART або копайте вглиб проблеми з методом п'яти "чому". І, звичайно ж, використовуйте максимум користь планувальника Сінгуляріті: у нього можна вивантажити всі завдання для подолання розриву, "клацати" їх поетапно і спостерігати за прогресом.