Поради щодо ведення переговорів про закупівлю

Переговори щодо закупівлі непрості. Багатьом це видається тонким балансуванням. Це зрозуміло,
тому що навички, необхідні для ведення переговорів, часто здаються суперечливими
один одному. Ви повинні бути прямолінійними, але тактовними, наполегливими, але
терплячими, зосередженими, але гнучкими.

Коли справа доходить до потенційних та існуючих постачальників та продавців, багато хто не
вирішуються розпочати переговори просто у тому, щоб уникнути конфлікту. Але всупереч
поширеній думці, переговори не обов'язково мають носити войовничий
характер. Крім того, якщо ви не ініціюєте переговори з постачальниками, ви можете
залишити свою цінність на столі або піддати свою організацію ризику. Отже,
переговори з постачальниками є ключовою навичкою для багатьох ролей у сфері закупівель.
Дійсно, незалежно від того, чи працюєте ви над прямими або непрямими закупівлями,
вміння вести переговори має величезний вплив на успіх.
Маючи нагоду, пропонуємо онлайн тренінги Майстер закупівель: результативні переговори та управління постачальниками, а також, онлайн тренінги Переговори з торговельними мережами: війна чи партнерство.

У цьому блозі ми розглянемо переговори щодо закупівлі. По-перше, ми обговоримо визначення та
переваги переговорів у закупівлі. Потім ми поділимося порадами та передовими
практиками, які допоможуть фахівцям із закупівель підвищити свою впевненість під час
переговорів із постачальниками. Зрештою, ми запропонуємо додаткові ресурси для навчання
ведення переговорів про закупівлю.

Основи переговорів щодо закупівлі
Поради та найкращі практики для успішних переговорів
Ресурси для навчання переговорів про закупівлю
Основи переговорів щодо закупівлі

Що таке закупівельні переговори?
Переговори про закупівлю - це процес визначення взаємоприйнятних умов між
покупцем (закупівлею) та продавцем (постачальником). Спілкування між двома сторонами часто
йде вперед і назад, доки вони не досягнуть угоди.
У рамках циклу закупівель переговори відбуваються після вибору постачальника, але перед підписанням
Договору. Хоча це не завжди так, в ідеалі переговори проводяться до підписання контракту,
щоб уникнути затяжних переробок та виправлень. Крім того, що це відбувається в
початку відносин з постачальниками, закупівлі можуть також переглядати умови до
продовження контрактів із існуючими постачальниками.

Загальні пункти переговорів
Хоча майже про все можна домовитися, ось загальні міркування:
Витрати
Термін контракту
Умови оплати
Обсяг контракту
Терміни поставки/впровадження

Показники продуктивності постачальника
Те, про що ви домовляєтеся, залежить від вашого проекту та потреб вашої організації.
Ключові навички ведення переговорів
У сфері закупівель дуже цінується досвід переговорів. Успішні переговори вимагають
поєднання досвіду закупівель, соціальних навичок та емоційного інтелекту. Ось деякі
з основних навичок та якостей, які роблять хорошого переговорника із закупівель:
Ми пропонуємо, онлайн тренінг Майстер закупівель результативні переговори, а також, онлайн тренінг для специалистов по закупкам, від А до Я.

Спілкування та співробітництво
Знання те, що і коли сказати, є ключовою частиною успішних переговорів. Вміння
чітко повідомляти про свої потреби, цілі, цінності та запити має вирішальне значення.
Крім того, вміння переконувати часто стане в нагоді при переговорах з постачальниками.

Дослідження та організація
За своєю природою фахівці із закупівель, як правило, є високоорганізованими,
досвідченими дослідниками. Коли справа доходить до підготовки до переговорів, ці навички
знадобляться їм. Дослідження та увага до деталей необхідні на кожному етапі переговорів
про закупівлю, від збирання інформації про конкурентів до вивчення ринкових тенденцій.

Креативне вирішення проблем
Переговори не завжди відбуваються гладко. Часто вам потрібно буде зважити кілька
міркувань та факторів. У той же час, ви повинні шукати способи забезпечити вигідні
умови, куди погодиться продавець. У цій ситуації користь позитивного настрою та
трохи творчості неможливо переоцінити.

Співчуття
Зрештою, мета переговорів не в тому, щоб ви виграли, а в тому, щоб виграли усі.
Дійсно, забезпечення взаємовигідності угод забезпечує довгострокове та
більш продуктивне партнерство. Ось чому здатність співпереживати своєму продавцю так
важлива. Це не лише заохочує співпрацю, а й допомагає зміцнити вашу репутацію.
чесного та надійного переговорника.

Експертиза стратегії
Менеджери із постачання завжди повинні пам'ятати про загальну стратегію закупівель. Здатність
зосередитись на кінцевій меті, а також на загальному впливі відносин з постачальником
життєво важлива для успіху. Важливо не надто зациклюватись на деталях, щоб не забути
загальну мету.

Переваги переговорів у закупівлях
Мета переговорів про закупівлю полягає в тому, щоб звести покупця та продавця разом для
укладання взаємовигідної угоди. До переваг часто належать:
Зниження витрат – Згода на нижчу ціну
Підвищена цінність — включення додаткових функцій чи послуг
Прискорені терміни – прискорення окупності постачальника
Зниження ризику — створення процесів та процедур для забезпечення успіху
Покращена продуктивність – визначення очікувань постачальників та покупців
Поради та найкращі практики для успішних переговорів
Визначте свої цілі

Перед початком переговорів важливо чітко визначити свої цілі. Будьте максимально
конкретними. Замість того, щоб невизначено бажати найкращої угоди, встановіть фактори, які порушують угоду. Наприклад, яка найпізніша прийнятна дата
реалізації? Або якою є максимально прийнятна ціна за користувача? Можливо корисно
використовувати ваші критерії оцінки RFP для керування цим процесом. По суті, переконайтесь,
що ви знаєте, чого ви намагаєтеся досягти, щоб уникнути тривалих переговорів з
мінімальною вигодою.

Зрозуміти їх цілі
Так само корисно зрозуміти мотивацію постачальника. Наприклад, якщо вони намагаються
максимізувати дохід, вони можуть бути негнучкими щодо ціни. Однак натомість
вони можуть пропонувати додаткові функції, швидшу доставку або послуги з
знижкою.

Централізоване спілкування
Часто постачальники дружать із кількома контактами у створенні. Коли ви проводите
процес запиту пропозицій та подальші переговори з постачальниками, дуже важливо,
щоб внутрішні зацікавлені сторони направляли контакти до роботи через закупівлі.
Централізація зв'язку в системі управління RFP сприяє чесному та прозорому
процесу, забезпечуючи у своїй належну документацію. Крім того, коли інформація
проходить через закупівлі, це гарантує, що зацікавлені сторони випадково не
розкриють вашу руку перед переговорами.

Зберігайте конфіденційність учасників
Повідомляти постачальникам, що вас цікавлять пропозиції від інших сторін, цілком
нормально, але краще не розкривати, які саме. Швидше за все, вони знайомі зі стратегіями
своїх найближчих конкурентів, тож це може дати їм несправедливу можливість. Ось
чому використання програмного забезпечення RFP з налаштуваннями видимості оцінки
постачальників допомагає зрівняти правила гри.

Виявіть терпіння (якщо можете)
Якщо у вас є деяка гнучкість у графіку запиту пропозицій, може бути вигідно
запланувати переговори ближче до кінця місяця, кварталу чи року. Ви майже напевно
отримайте вигіднішу угоду, тому що продавці мають більше можливостей
пропонувати знижки. Однак, використовуйте цю тактику тільки в тому випадку, якщо ви можете і
готові зробити покупку протягом заданого періоду часу.

Залишайтеся професійним та ввічливим
Хоча цей процес може здатися змагальним, пам'ятайте, що кінцева мета
укласти угоду та працювати разом із постачальником, просуваючись вперед. Тому важливо
залишатися врівноваженим та професійним протягом усього процесу.

Уточніть наступні кроки
Наприкінці кожної розмови наголошуйте, про що домовилися, а які питання ще чекають.
вирішити. Надішліть резюме всім сторонам з докладним описом відповідальних за
наступні кроки. Чи потрібно підтверджувати постачальнику терміни зі своєю командою? Вам потрібно
обговорити функціональність із зацікавленими сторонами? Обов'язково відзначте ці
пункти, а також наступний крайній термін.

Майте запасний план
На жаль, переговори не завжди призводять до згоди. Ось чому важливо не розсилати
постачальнику листа з відмовою, доки у вас не буде повністю погоджено та виконано контракт.
Групи із закупівель часто називають свій резервний план "найкращою альтернативою
узгоджену угоду" (BATNA). Залишайте собі варіанти на той випадок, якщо ваші
переговори з вашим першим вибором зайдуть у глухий кут.
P/S: статті з нашого сайту