Як грамотно організувати логістику для підприємства
Початківцю бізнесу не обов'язково створювати цілий відділ логістики. Головне — побудувати бізнес-процеси так, щоб зрештою не втрачати гроші. Наприклад, можна частково розділити функції відділу логістики між співробітниками: нехай менеджери з продажу передають інформацію про замовлення на склад вантажникам та водієві, а майстри на виробництві самі інформують керівника про те, що скоро треба буде докуповувати сировину.
Загалом організацію логістики можна поділити на чотири етапи.
1. Алгоритмізація бізнес-процесів
Щоб співробітники не заплуталися, кому повідомляти дані та куди бігти, якщо клієнт незадоволений запізненням кур'єра, потрібно розробити алгоритми дій на кожний бізнес-процес. Для цього розпишіть для кожного виду логістики як співробітники повинні діяти. Наприклад, для закупівельної логістики:
- Як маємо дізнатися, що сировина на складі скоро скінчиться — хто має їм це повідомити?
- Коли і протягом якогось терміну після повідомлення про те, що сировина закінчується, вони повинні оформити заявку на поставку або знайти нового постачальника?
- Які документи мають підготувати, щоб забезпечити постачання, та кому їх передати?
- Як маємо проконтролювати постачання та дізнатися про те, що всі доставили вчасно?
- Що маємо зробити, якщо постачальник привіз шлюб, або якщо затримує доставку на 1-2 дні?
Через війну відповіді питання має вийде чіткий алгоритм дій: бізнес-процес, що дозволяє забезпечити сировину необхідними виробництва матеріалами.
*** Наприклад:
На складі залишається всього 5 банок фарби?
Продавець повідомляє про це керівнику?
Керівник замовляє нову партію фарби, повідомляє продавця про швидке надходження товару та бухгалтера про необхідність підготувати документи?
Бухгалтер готує акти та оплачує постачання?
Продавець звільняє місце на складі?
Продавець звітує про те, була доставка чи ні?
Якщо щось пішло негаразд, керівник зв'язується з постачальником ?
Якщо проблему можна вирішити, чекає, якщо ні – шукає іншого постачальника
Розписати бізнес-процеси можна на папері або Word: головне, щоб була точно зрозуміла послідовність дій.
2. Формування списку обов'язків
Виходячи з того, які види логістики вам потрібні, сформуйте перелік обов'язків, що дозволяє забезпечити грамотну логістику кожного виду. У нашому прикладі обов'язки виглядатимуть так:
- відстеження наявності всіх товарів з асортименту на складі;
- своєчасне інформування про доступний залишок та необхідність замовлення нової партії товару;
- пошук постачальників та укладання контрактів з ними;
- підготовка документів для одержання нової партії товару;
- оплата постачання;
- підготовка складського приміщення до прийому товару;
- інформування про виконання або невиконання договору постачання;
- вирішення проблем із постачальником, якщо вони є.
До списку обов'язків має входити все, що потрібне для забезпечення закупівельної логістики. Також слід опрацювати логістику інших типів, необхідну підприємству.
3. Пошук інструментів для оптимізації бізнес-процесів
Це важливо, якщо у вас працює 11-16 співробітників. Якщо вся компанія складається з 3-4 осіб, можна заздалегідь продумати шляхи оптимізації при зростанні, але поки що нічого не впроваджувати.
Оптимізація означає спрощення та прискорення роботи співробітників. Подумайте, як можна автоматизувати бізнес-процеси та які інструменти використовувати, щоб усе робилося вчасно. У нашому прикладі це може бути:
- електронний документообіг, що дозволить бухгалтерії витрачати менше часу на підготовку документів, а вам на підписання договорів;
- система автоматизації складу, в якій буде видно залишок по кожній групі товарів з асортименту, і можна буде налаштувати автоматичне повідомлення про зниження запасів;
- листування в месенджері, за допомогою якого продавець звітуватиме про те, чи надійшло постачання чи ні.
Також оптимізувати бізнес-процеси допоможе CRM-система та інші інструменти: шаблонна підготовка документів, база постачальників, що автоматично оновлюється, в якій можна порівняти умови поставок. Їхнє впровадження завжди пов'язане з доопрацюваннями — про це та про конкретні інструменти розповів Ярослав Степченков.
4. Розподіл обов'язків між співробітниками
Коли продумали бізнес-процеси та можливості їхньої оптимізації, а також сформували списки обов'язків, необхідних для забезпечення логістики, можете розподілити їх між співробітниками. У прикладі від Степченкова Ярослава це виглядає так:
- керівник шукає постачальників, домовляється про умови, укладає договір, повідомляє продавця про строки постачання;
- бухгалтер готує документи та оплачує замовлення;
- продавець вчасно повідомляє про залишок на складі, готує місце для прийому, приймає постачання та повідомляє про це керівника.
Якщо бачите, що обов'язків занадто багато, можливо, доведеться наймати на роботу одного-двох співробітників та передавати логістику або хоча б частину бізнес-процесів їм.
В ідеалі з розвитком бізнесу бажано сформувати відділ, який забезпечував би реалізацію логістики на підприємстві. Зазвичай відділ логістики включає три рівні:
- Загальне управління та планування. Найчастіше ним займаються директори. Вони вивчають звіти, координують дії різних відділів, будують прогнози, планують подальше навантаження виробництва залежно від результатів роботи логістичного відділу та відділу продажів.
- програмне управління. Менеджер з логістики контролює роботу конкретних підсистем та відповідає за певний тип логістики. Він отримує дані від співробітників, формує звіт та передає його керівництву.
- Оперативне керування. Це все те, що безпосередньо стосується бізнес-процесів: укладання контрактів з постачальниками, контроль відвантаження, складське управління. Фахівці не приймають самостійних рішень, а працюють за вами алгоритмами.
Є компанії, де створено цілий департамент логістики. Усередині нього робота розподілена за відділами.
P/S: Пропонуємо переглянути, відео тренінг Управління запасами товарів та готової продукції, а также, відео тренінг Економічна безпека Закупівля та Склад, що проводить Степченков Ярослав, бізнес консультант, практик.
Також, пропонуємо цікаві статті поради - Як вибрати транспортну компанію для доставки товарів на маркетплейс, а також, Як заробити гроші в інтернеті?
І знайдіть пару хвилин, перегляньте статью - Какие виды логистики бывают и какие нужны вашей компании?
Загалом організацію логістики можна поділити на чотири етапи.
1. Алгоритмізація бізнес-процесів
Щоб співробітники не заплуталися, кому повідомляти дані та куди бігти, якщо клієнт незадоволений запізненням кур'єра, потрібно розробити алгоритми дій на кожний бізнес-процес. Для цього розпишіть для кожного виду логістики як співробітники повинні діяти. Наприклад, для закупівельної логістики:
- Як маємо дізнатися, що сировина на складі скоро скінчиться — хто має їм це повідомити?
- Коли і протягом якогось терміну після повідомлення про те, що сировина закінчується, вони повинні оформити заявку на поставку або знайти нового постачальника?
- Які документи мають підготувати, щоб забезпечити постачання, та кому їх передати?
- Як маємо проконтролювати постачання та дізнатися про те, що всі доставили вчасно?
- Що маємо зробити, якщо постачальник привіз шлюб, або якщо затримує доставку на 1-2 дні?
Через війну відповіді питання має вийде чіткий алгоритм дій: бізнес-процес, що дозволяє забезпечити сировину необхідними виробництва матеріалами.
*** Наприклад:
На складі залишається всього 5 банок фарби?
Продавець повідомляє про це керівнику?
Керівник замовляє нову партію фарби, повідомляє продавця про швидке надходження товару та бухгалтера про необхідність підготувати документи?
Бухгалтер готує акти та оплачує постачання?
Продавець звільняє місце на складі?
Продавець звітує про те, була доставка чи ні?
Якщо щось пішло негаразд, керівник зв'язується з постачальником ?
Якщо проблему можна вирішити, чекає, якщо ні – шукає іншого постачальника
Розписати бізнес-процеси можна на папері або Word: головне, щоб була точно зрозуміла послідовність дій.
2. Формування списку обов'язків
Виходячи з того, які види логістики вам потрібні, сформуйте перелік обов'язків, що дозволяє забезпечити грамотну логістику кожного виду. У нашому прикладі обов'язки виглядатимуть так:
- відстеження наявності всіх товарів з асортименту на складі;
- своєчасне інформування про доступний залишок та необхідність замовлення нової партії товару;
- пошук постачальників та укладання контрактів з ними;
- підготовка документів для одержання нової партії товару;
- оплата постачання;
- підготовка складського приміщення до прийому товару;
- інформування про виконання або невиконання договору постачання;
- вирішення проблем із постачальником, якщо вони є.
До списку обов'язків має входити все, що потрібне для забезпечення закупівельної логістики. Також слід опрацювати логістику інших типів, необхідну підприємству.
3. Пошук інструментів для оптимізації бізнес-процесів
Це важливо, якщо у вас працює 11-16 співробітників. Якщо вся компанія складається з 3-4 осіб, можна заздалегідь продумати шляхи оптимізації при зростанні, але поки що нічого не впроваджувати.
Оптимізація означає спрощення та прискорення роботи співробітників. Подумайте, як можна автоматизувати бізнес-процеси та які інструменти використовувати, щоб усе робилося вчасно. У нашому прикладі це може бути:
- електронний документообіг, що дозволить бухгалтерії витрачати менше часу на підготовку документів, а вам на підписання договорів;
- система автоматизації складу, в якій буде видно залишок по кожній групі товарів з асортименту, і можна буде налаштувати автоматичне повідомлення про зниження запасів;
- листування в месенджері, за допомогою якого продавець звітуватиме про те, чи надійшло постачання чи ні.
Також оптимізувати бізнес-процеси допоможе CRM-система та інші інструменти: шаблонна підготовка документів, база постачальників, що автоматично оновлюється, в якій можна порівняти умови поставок. Їхнє впровадження завжди пов'язане з доопрацюваннями — про це та про конкретні інструменти розповів Ярослав Степченков.
4. Розподіл обов'язків між співробітниками
Коли продумали бізнес-процеси та можливості їхньої оптимізації, а також сформували списки обов'язків, необхідних для забезпечення логістики, можете розподілити їх між співробітниками. У прикладі від Степченкова Ярослава це виглядає так:
- керівник шукає постачальників, домовляється про умови, укладає договір, повідомляє продавця про строки постачання;
- бухгалтер готує документи та оплачує замовлення;
- продавець вчасно повідомляє про залишок на складі, готує місце для прийому, приймає постачання та повідомляє про це керівника.
Якщо бачите, що обов'язків занадто багато, можливо, доведеться наймати на роботу одного-двох співробітників та передавати логістику або хоча б частину бізнес-процесів їм.
В ідеалі з розвитком бізнесу бажано сформувати відділ, який забезпечував би реалізацію логістики на підприємстві. Зазвичай відділ логістики включає три рівні:
- Загальне управління та планування. Найчастіше ним займаються директори. Вони вивчають звіти, координують дії різних відділів, будують прогнози, планують подальше навантаження виробництва залежно від результатів роботи логістичного відділу та відділу продажів.
- програмне управління. Менеджер з логістики контролює роботу конкретних підсистем та відповідає за певний тип логістики. Він отримує дані від співробітників, формує звіт та передає його керівництву.
- Оперативне керування. Це все те, що безпосередньо стосується бізнес-процесів: укладання контрактів з постачальниками, контроль відвантаження, складське управління. Фахівці не приймають самостійних рішень, а працюють за вами алгоритмами.
Є компанії, де створено цілий департамент логістики. Усередині нього робота розподілена за відділами.
P/S: Пропонуємо переглянути, відео тренінг Управління запасами товарів та готової продукції, а также, відео тренінг Економічна безпека Закупівля та Склад, що проводить Степченков Ярослав, бізнес консультант, практик.
Також, пропонуємо цікаві статті поради - Як вибрати транспортну компанію для доставки товарів на маркетплейс, а також, Як заробити гроші в інтернеті?
І знайдіть пару хвилин, перегляньте статью - Какие виды логистики бывают и какие нужны вашей компании?