По всем вопросам обращаться
info@nbc.ua
(044) 233-46-69

Как улучшить работу персонала на складе?

Если руководителя, или сотрудников отдела кадров, HRменеджера, спросить, про сотрудников компании, то они ответят, что одна из глобальных проблем складов, как и большинства предприятий, где человеческий фактор играет важную роль - это, конечно, кадры. Большинство фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая текучка - редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного - двух лет. Сложности работы со старшим поколением, в том, что им тяжело постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Так как же быть?

В первую очередь, необходимо отдавать себе отчет в том, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса - склад не тратит деньги, он их зарабатывает!

Для того, чтобы не было текучки кадров, необходимо не только платить людям достойные зарплаты, но и использовать инструменты для формирования морального настроя сотрудника на складе. Для проверки материальной составляющей можно сравнить расходы по недостачам и порче материальных ценностей в разные периоды работы склада - когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему. А вот с моральными стимулами дело обстоит сложнее - их не всегда легко замерить.

Причина в том, что функционал работника склада ограничен определенным рамками и инициатива от него зачастую не требуется. Как же тогда заставить кладовщика или грузчика работать лучше?

Несомненно, необходимо не только ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д., но и соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, поощрять премией, выбирать в конце месяца лучшего сотрудника, объявлять благодарность и т. д. - это первое, что приходит на ум, тут, как говорится, подходят даже самые простые "советские" методы.

Однако, если рассуждать прогрессивно - появились ли о новые инструменты для управления и мотивации персонала на рынке труда?

Обратимся к опыту коллег:

Логистический оператор Логистик Украина, опираясь на свой 15-ти летний опыт в области управления складом, разработал и внедрил собственную систему индивидуальной мотивации сотрудников, получившую название 3С - Система Справедливого Стимулирования.

Система позволяет учитывать в сопоставимых условных единицах все виды складских работ, произведенных каждым работником, определять его суммарный трудовой вклад в общую копилку и перераспределять премию пропорционально этому вкладу. Таким образом, система стимулирования 3С поощряет тех работников, кто способен выполнить больше заданий с высоким уровнем качества, взяв на себя дополнительную нагрузку. Эта система предполагает формирование премиальной части на основе оценки 3 параметров: производительности труда, качества работы и лояльности работника.

С целью исключения субъективного фактора процесс оценки производительности полностью автоматизирован посредством разработки системы KPI, позволяющей в режиме реального времени рассчитать производительность работника в каждую минуту его рабочей смены. Зачастую на практике рост производительности влечет за собой снижение уровня качества. В связи с этим другим значимым параметром оценки работы стало качество. Оно рассчитывается по итогам расчетного периода на основе количества ошибок, допущенных работником. Помимо производительности и качества необходимо учитывать фактор добросовестного отношения к труду, который условно назвали «лояльность». Лояльность рассматривается, как готовность работника выполнять необходимые поручения руководителя, когда заданий по его основной специализации в данный момент нет. При формировании премии удельный вес показателя производительности составляет 50%, качества 40%, лояльности 10%.

Перечень оцениваемых работ включает все складские операции: разгрузка, погрузка, сортировка, размещение, пополнение, перемещение, отбор паллетами, отбор коробами, инвентаризация и т.п. Важно, чтобы абсолютно все виды работ, выполненные каждым работником, были учтены и получили свою оценку.

Данные о количестве выполненных заданий и затраченном на них времени, система импортирует из автоматизированной WMS- системы управления складом.

Наличие такой системы позволяет быть уверенным в заинтересованности персонала, который понимает, как происходит оценка труда. Это также позволяет определить возможность выполнения планов производства действующим штатом и обосновать изменения в бюджете для решения новых производственных задач. Заложив в настройки системы мониторинг производительности труда в режиме реального времени, руководитель получает информацию о производительности труда работников в каждую минуту их рабочей смены. Таким образом, он может немедленно реагировать на возможные отклонения, предпринимая корректирующие мероприятия, и в случае необходимости привлекать дополнительные ресурсы. При этом тревожные звоночки можно увидеть сразу, а не постфактум, по итогам уже ушедшего периода.

Как это работает на практике? Допустим за один час с 8:00 до 9:00, работник А – выгрузил 30 паллет, Работник Б – разместил 30 паллет, Работник С – осуществил подбор 30 линий, а работник Д – нигде и никем не был замечен. Каждое выполненное задание сотрудник подтверждает с помощью терминала сбора данных. Все данные отображаются в WMS, а учет произведенных работ осуществляет специальная программа, разработанная TABLOGIX. При введенных нормативах, например: разгрузки 1.5 мин на паллет, размещения товара на хранение в 1.8 мин и отбор строки заказа в 2 мин. мы получим следующие показатели активности работников (Коэффициент производительности – KPI):

Работник А: 30*1.5/60 = 0.75

Работник Б: 30*1.8/60 = 0.9

Работник С: 30*2/60 = 1.0

Работник Д: 0/60 = 0.

Из данных показателей мы видим, что работник С является самым продуктивным и выполняет все необходимые нормативы. Из этих же показателей мы можем выяснить на каком этапе работ у нас возникают сложности у большинства сотрудников - это позволит наиболее гибко распределять на складе человеческие ресурсы.

Коэффициент качества учитывает количество ошибок работника при подборе линий, выявленные технологические нарушения, выявленные случаи повреждения и брака и др. Если показатель качества соответствует установленным на складе требованиям, значит, работник заслужил вторую часть премии.

Лояльность – это, другими словами, старательность и добросовестность. Параметр лояльности позволяет избежать ситуаций, когда рабочий отказывается выполнять задания, которые напрямую не относятся к его непосредственным обязанностям.

Внедрение такой системы дало прирост производительности труда складских сотрудников на 30%, при этом значительно уменьшив количество брака.

Таким образом, внедрив автоматизированную систему учета индивидуальной мотивации сотрудника, руководство не только получило мощный инструмент для отслеживания эффективности трудовых ресурсов, но и позволила рядовым работникам прогнозировать размер своих вознагражданий через количество затраченных усилий на единицу рабочего времени.

Другие наши коллеги из логистического агентства “Вектор Плюс” творчески подошли к вопросу моральной мотивации сотрудников: вот уже почти два года на их складах звучит “функциональная музыка”.

Функциональная музыка (или музыка для производства) появилась более 80 лет назад. Монотонная работа на активно развивавшемся в то время конвейерном производстве требовала увеличения комфорта труда без ущерба производительности. Хорошим решением стало использование музыки. Ритмичная и при этом ненавязчивая музыка на подсознательному уровне помогает работать четко и слажено, снижая эмоциональную нагрузку и, соответственно, утомляемость. Музыка начала применяться еще на предприятии Генри Форда, получила большую популярность в СССР (особенно, на текстильных производствах), применялась НАСА при подготовке космонавтов. В 80-е-90-е годы ее популярность несколько снизилась, но уже в 2000-е годы это направление стимулирования получило новый импульс для развития за счет современных информационных технологий.

Несмотря на возможности современной автоматизации, основой логистического бизнеса остаются люди, выполняющие кропотливую и ответственную работу, которая сопряжена как с физическим трудом, так и с эксплуатацией достаточно сложной техники. В связи с этим музыкальный фон, должен быть умеренным, – мягко стимулирующим, не «навязывающим» такт и ритм работы.

Коллеги добились таким способом общего снижения стресса, конфликтности, повышения удовлетворенности трудом, снижения количества ошибок и травматизма, производительность выросла на 10%.

В наше время получение современного управленческого образования - не проблема. Многие руководители имеют степень МБА по управлению персоналом, подавляющее большинство менеджеров в крупных фирмах получили дополнительное образование в данной области. Кроме того, есть масса литературы для самообразования. Но вот что странно – несмотря на это, многие российские фирмы спустя 5-10 лет после своего появления, приобретают до боли знакомые «очертания» нашего совкового прошлого - бюрократизм, неповоротливость, затратность бизнес-процессов, низкий уровень корпоративной культуры и неспособность к изменениям.

В чём же причина? Рискнем сказать – в нас самих. Не секрет, что в каждом из нас присутствует рудимент нашего исторического прошлого – этакий сталинский или “совковый” стиль управления. Не удивительно – три поколения советских менеджеров выросло на этой идеологии. Да и нынешние молодые руководители нередко в точности копируют навыки своих «учителей», считая их эффективными, поскольку ничего другого они просто не видели.

Как же быть? Ответ один – меняться. Выдавливать из себя “cовок” по капле, но каждый день. Примите всё нижеописанное как тест на заболевание «сталинизмом» и предложения, как это лечить. И ещё, мы рекомендуем семинары по логистике в Киеве, в открытом формате

1. Если в вашей фирме считается, что расследование проблемы закончено только если кого-то покарали, знайте – Вами правит “Совок”! Устраняйте системную причину. Если данное решение найдено, так ли уж важно сурово наказать «стрелочника» за ошибку, которая произошла в прошлом? Важнее привлечь к сотрудничеству исполнителей, которым это решение предстоит внедрять. Причём именно на стадии поиска решения. Если же сознание сотрудников будет «заторможено» страхом будущего взыскания, поверьте, результаты будут ничтожны. А вот озлобление и обида в головах останутся надолго… Разве эту цель ставят перед Вами собственники бизнеса?

2. Если в вашем подразделении количество штрафов (демотивация) превышает количество премий (мотивация) – значит, Вам пора отращивать усы и начинать курить трубку! Невозможно заставить людей эффективно работать с помощью угрозы. Мы это уже проходили! Двигать вперёд можно только выгодой. Это отнюдь не значит, что мы против взысканий и требовательности. Но количество и сумма поощрений должна быть в разы большей количества и сумм взысканий. Оцените свою систему мотивации с этой точки зрения и внесите изменения пока не поздно.

3. Формализм в поощрениях. Если в Вашей фирме награждения производятся только по «знаменательным датам», и вы не можете себе позволить оперативно «день в день» наградить отличившихся работников за значимое достижение, значит вашим персоналом начала править бухгалтерия или ОТиЗП… Верный признак «развитого социализма»! Система мотивации – это важнейшая часть современной технологии управления персоналом. Формализм может выхолостить из него все управленческие функции и превратить эффективный механизм просто в плановые затраты!

4. Меньше приказов, больше возможностей. Если вы начинаете новую работу с подготовки приказов, планов, инструкций и распоряжений – значит административно-фискальные функции в вашей фирме незаметно выдавили из голов менеджеров предпринимательский дух развития и валентности к изменениям. Поощряйте неформальные способы решения вопросов вашими подчинёнными. Не лишайте подчинённых права на ошибку в случае проявления инициативы при выполнении вашего задания. Старайтесь минимизировать своё вмешательство в управление подчинёнными. Оставьте за собой только действия, без которых они действительно не смогут обойтись. Поверьте, таких случаев не больше 5% от общего количества управленческих решений. Освободите свой личный ресурс для стратегических решений и саморазвития. Не оставляйте без внимания инициативу к сотрудничеству между менеджерами разных подразделений в решении вопросов – всячески, морально и материально её поддерживайте и рекламируйте. Этим вы уничтожите основы политики «разделяй и властвуй» и устраните питательную среду для размножения контрольно-бюрократического аппарата в вашей фирме.

Необходимо не только слушать, но и слышать своих коллег и подчиненных, иначе рано или поздно столкнетесь с ситуацией, когда окажется, что для решения рабочего процесса будет предложена инновация, стоящая компании серьезных средств, а в итоге окажется, что вопрос на местах мог решиться вентилятором за 220 гривен.

Экспериментируйте и развивайтесь, поддерживайте инициативу и будьте инициативны. И помните, хороши любые изменения, если в конечном итоге они двигают вашу компанию вперед!