Як організувати відділ закупівель

Управління закупівлями та постачанням - важливий аспект діяльності підприємства, т.к. безпосередньо впливає успішність і конкурентоспроможність фірми над ринком. Ефективна організація дозволяє компанії отримати необхідні ресурси, товари та послуги за найкращими умовами, заощадити кошти та забезпечити безперебійне функціонування бізнесу.

Кожен керівник хоче оптимізувати максимальну кількість бізнес-процесів у компанії. Організація та налагодження процесу закупівель допоможе знизити витрати та час на пошук та купівлю товарів та послуг. Отже, потрібно слідувати простим крокам:
1. Сформувати завдання відділу.
Щоб ставити завдання, потрібно попередньо визначити кількість необхідних товарів та послуг. Підрахувати, як часто потрібно проводити закупівлі, пов'язати це з планами розвитку компанії на кілька місяців.

2. Підібрати менеджера.
Залежно від обсягів завдань із попереднього пункту, а також суми обороту закупівель, ви зможете визначити достатній рівень кваліфікації співробітників відділу закупівель. Наприклад, для того, щоб закрити завдання закупівель бізнесу з обігом закупівель до кількох мільйонів гривень, достатньо буде двох співробітників із кваліфікацією у закупівлях чи в основних групах товарів.

3. Розробити технічне завдання.
Частково формують технічне завдання відділи, яким потрібні ті, чи інші товари. Завдання менеджера із закупівель скласти план закупівель на тривалий проміжок часу. Потім погодити його з керівниками відділів, затвердити з вищим керівництвом та відповідно діяти за планом.

Ми розглянули базові вимоги щодо закупівлі компанії. Також у формуванні відділу закупівель компанії орієнтуються на моделі процесу закупівель:
- Функціональна структура включає відділ закупівель, транспортний відділ, склад, планово-диспетчерський відділ та групу оформлення вантажів.
- ринкову структуру використовують, якщо компанія закуповує ресурси на різних ринках або в різних країнах. У відділі закупівель створюються регіональні підрозділи, які працюють із постачальниками з цих країн чи ринків. Це дозволяє враховувати специфіку та законодавство цих ринків.
- Матричну структуру формують під час реалізації кількох проектів чи випуск різних видів продукції. І тут для кожного проекту чи продукту організовують свій підрозділ закупівель.
Читайте також, статті партнерів - Коли нематеріальна мотивація не працює? А також, Коли час звернутися до психолога? Це корисні поради.

Основні методи закупівлі.
Умовно методи закупівель на підприємстві поділяють на чотири види, залежно від обсягів та регулярності.

Разова закупівля чи закупівля за необхідності. Зазвичай такий підхід використовують для постачання одразу на складальну лінію або з метою перепродажу, тобто без тривалого зберігання на складі. Її варто використовувати, якщо інших варіантів немає: на разові закупівлі витрачається стільки часу, скільки на оформлення довгострокових відносин, постачальники не роблять знижки, складно домовитися на роботу по післяплаті.

Регулярні невеликі покупки. З погляду постачальника такі відносини безпечніші за разову велику закупівлю — він може планувати свою роботу, враховуючи постійний попит. Тому за довгострокових відносин можна домовитися на знижку або інші преференції, наприклад, безкоштовну доставку до філій. Для постачальника такий формат хороший відсутністю витрат на великий склад. Але є ризики зупинення процесів, якщо постачальник не впорається із завданням. Вирішується проблема домовленістю одразу з кількома контрагентами.

Великі оптові закупівлі. Підходять для великих компаній із регулярним попитом. Як правило, корпорації домовляються з постачальниками про постоплату через кілька місяців після отримання товару чи сировини. Так знижуються ризики та підвищується оборотність капіталу: на момент оплати закупівлі бізнес може вже продати товар. Нестача підходу — зазвичай потрібні складські приміщення, щоб накопичити необхідний запас на випадок проблем із контрагентами.

Отримання товару в міру потреби. З постачальниками можна домовитись про поставку за запитом:
- Контрагент бере на себе обов'язок привезти товар протягом конкретного терміну після отримання заявки.
- Як кількість товару не встановлюється, замість неї є «вилка» від і до, залежно від потреби замовника.
– Іноді прописується необхідний мінімум товару у якийсь термін, який потрібно замовити для пролонгації таких стосунків.

Такий формат зручний для закупника, який не завжди комфортний для постачальника, якому складно планувати виробництво або свої закупівлі. Тому на формат закупівель у міру потреби погодиться не кожен контрагент.

На що звертати увагу під час вибору постачальника?
Ключові фактори вибору постачальника: відповідність товару заявленим вимогам у документації до закупівлі, вартість договору та сервісні нюанси, тобто наскільки зручно замовнику працювати та отримувати товар. У довгострокових відносинах звертають увагу на кількість та якість помилок контрагента — якщо є нерегулярні прострочення на 1—2 дні, швидше за все це не критично. Але якщо постачальник постійно затримує товар або привозить багато шлюбу, то краще знайти нового.

Крім цього, слід звертати увагу на інші аспекти:
- Як швидко постачальник може доставити товар у разі потреби.
– Чи може він збільшити кількість товару?
- Наскільки комфортно організовано процеси оформлення документації та взаємодії із закупівельниками.
- Чи оперативно контрагент вирішує проблеми.
- фінансовий стан постачальника.
- наявність сервісного обслуговування.

За сукупністю цих факторів і варто ухвалювати рішення про співпрацю.

Процес закупівлі на підприємстві навіть якщо воно невелике — складна і багатоступінчаста система. Її бажано вибудовувати одразу без помилок: проаналізувати потреби, знайти надійних постачальників, досягти кращої ціни та керувати закупівлями ефективно.

Статті з нашого сайту - як побудувати команду мрії? А також і про як побудувати систему управління персоналом, праради практика Ігоря Немировського.